文件管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，制度使用的頻率越來(lái)越高，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。我敢肯定，大部分人都對(duì)擬定制度很是頭疼的，以下是小編收集整理的文件管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
文件管理制度1
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我集團(tuán)的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲(chǔ)介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度、事項(xiàng)決策、通知、會(huì)議紀(jì)要等〉，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)〉，人事類〈有關(guān)人員招聘、安排、獎(jiǎng)懲等〉，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財(cái)務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說(shuō)明書、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，辦公室文秘需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條 公文的編號(hào)保管
辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號(hào)、保管。 2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個(gè)公司或部門會(huì)辦的文件，由辦公室負(fù)責(zé)與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第六條 文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、員工宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)交辦公室文秘，切忌橫傳。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔。
6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報(bào)重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應(yīng)分別向集團(tuán)辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。
3.對(duì)單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第八條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的'文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍。
2.集團(tuán)或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；
(3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng)；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
(6)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
(7)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；
3.集團(tuán)各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
第九條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向集團(tuán)或各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)；
2.集團(tuán)或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以不違反國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。
4.文稿擬好后，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請(qǐng)單，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容負(fù)責(zé))；
7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號(hào)送辦公室打��；
11.文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，并簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況，向辦公室主任匯報(bào)文件抵達(dá)情況。
第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十三條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負(fù)責(zé)歸檔：
(1)政府部門來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
(2)集團(tuán)或各分公司辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
(3)公司及部門各種會(huì)議記錄；
(4)公司組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)等；
(5)有保存價(jià)值的來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；
(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等；
(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
(9)工作日志和公司大事記；
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.各部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 文件的時(shí)效性
是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的，超過(guò)這個(gè)時(shí)間段，該文件上記載的信息則是無(wú)效的，只供備查使用。超過(guò)時(shí)效性且無(wú)保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷毀管理程序。 第十六條 文件銷毀流程
對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件（紙張），辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)，認(rèn)真填寫文件資料銷毀申請(qǐng)表，對(duì)無(wú)價(jià)值文件進(jìn)行銷毀，并登記造冊(cè)。 第十七條 文件銷毀要求
經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對(duì)銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊(cè)”上簽字，以示負(fù)責(zé)，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。
文件管理制度2
計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集管理制度
本制度規(guī)定了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案文件集管理制度。
1、職責(zé)
1.1實(shí)驗(yàn)室資料管理員負(fù)責(zé)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)文件的收集、整理、歸檔工作。
1.2計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和計(jì)量檢定/校準(zhǔn)人員負(fù)責(zé)各自計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)文件的編制、起草、審核、報(bào)批工作。
2、實(shí)驗(yàn)室的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)資料應(yīng)設(shè)專職或兼職人員分類、統(tǒng)一保管。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案必須按標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目分類整改，裝訂成冊(cè)歸檔，妥善保管，以便查詢。
3、下列計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集應(yīng)存檔管理：
文件集應(yīng)當(dāng)包含如下18個(gè)文件：
1）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證書；
2）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核（復(fù)查）申請(qǐng)書；
3）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告；
4）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的重復(fù)性試驗(yàn)記錄；
5）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的穩(wěn)定性考核記錄；
6）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)更換申報(bào)表（如果適用）；
7）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)封存（或撤銷）申報(bào)表（如果適用）；
8）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)履歷書；
9）國(guó)家計(jì)量檢定系統(tǒng)表（如果適用）；
10）計(jì)量檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范；
11）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)操作程序；
12）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器及主要配套設(shè)備使用說(shuō)明書（如果適用）；
13）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器及主要配套設(shè)備的檢定證書或校準(zhǔn)證書；
14）檢定或校準(zhǔn)人員的資格證明；
15）實(shí)驗(yàn)室的.相關(guān)管理制度；
16.1）實(shí)驗(yàn)室崗位管理制度；
16.2）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)使用維護(hù)管理制度；
16.3）量值溯源管理制度；
16.4）環(huán)境條件及設(shè)施管理制度；
16.5）計(jì)量檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范管理制度；
16.6）原始記錄及證書管理制度；
16.7）事故報(bào)告管理制度；
16.8）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集管理制度；
17）開(kāi)展檢定或校準(zhǔn)工作的原始記錄及相應(yīng)的檢定或校準(zhǔn)證書副本；
18）可以證明計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)具有相應(yīng)測(cè)量能力的其他技術(shù)資料。
文件管理制度3
物業(yè)公司外來(lái)文件管理規(guī)程
1、目的
通過(guò)對(duì)外來(lái)文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場(chǎng)使用的外來(lái)文件都是最新版本的有效文件。
2、適用范圍
分公司收到的上級(jí)公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。
3、職責(zé)
3、1行政部負(fù)責(zé)收集、整理國(guó)家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。
3、2工程部負(fù)責(zé)收集、整理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。
3、3物業(yè)部負(fù)責(zé)收集、整理服務(wù)收費(fèi)、城建管理等行業(yè)性文件。
3、4保安部負(fù)責(zé)收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。
3、5分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)外來(lái)文件在分公司的執(zhí)行。
4、實(shí)施程序
4、1文件的識(shí)別
4、1、1根據(jù)文件的種類,分為國(guó)家法律法規(guī)文件、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等。
4、1、2相關(guān)部門分別負(fù)責(zé)將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的.文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來(lái)文件目錄。目錄應(yīng)列明文件編號(hào)、名稱、發(fā)布日期。
4、2文件的轉(zhuǎn)換
行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
行政部負(fù)責(zé)把批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換的外來(lái)文件原件收集歸檔,并編制《外來(lái)文件清單》。
4、3控制發(fā)放
行政部對(duì)所需要使用的文件加蓋受控章,并負(fù)責(zé)發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當(dāng)外來(lái)文件發(fā)生版本更替時(shí),行政部負(fù)責(zé)更新《外來(lái)文件清單》。及時(shí)發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。
5、相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5、1《外來(lái)文件清單》
5、2《公文處理辦法》
5、3《文稿簽發(fā)單》
5、4《文件閱辦單》
5、5《發(fā)放文件登記表》
5、6《文件借閱登記表》
文件管理制度4
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號(hào)、保管。
2.本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
5.各科室如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng)；
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；
7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打�。�
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔：
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的'各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄；
(4)支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；
(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
(9)單位日志和大事記；
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。
文件管理制度5
一、總則
技術(shù)文件是本廠指導(dǎo)生產(chǎn)、加工制造和質(zhì)量管理的技術(shù)依據(jù)。為確保文件在質(zhì)量保證中的重要作用，嚴(yán)明紀(jì)律，保證生產(chǎn)正常進(jìn)行，特制訂本制度。
二、內(nèi)容
技術(shù)文件包括下述內(nèi)容：
1、成套設(shè)備資料，包括設(shè)備說(shuō)明書、總圖、部件圖、零件圖和各種明細(xì)表、裝箱清單、產(chǎn)品合格證等;
2、非標(biāo)件制作資料，包括總圖、部件圖、說(shuō)明等;
3、土建資料，包括土建圖紙、工程結(jié)算資料等;
4、工藝文件
5、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)
6、生產(chǎn)報(bào)表
三、技術(shù)文件歸檔部門
1、內(nèi)容中的1、2、3項(xiàng)歸資料室存檔;
2、內(nèi)容中的4、5、6項(xiàng)歸辦公室存檔。
四、技術(shù)文件歸檔制度
1、歸檔范圍
內(nèi)容項(xiàng)中的所有文件及與之相關(guān)的文件
2、歸檔時(shí)間
(1)技術(shù)文件材料管理成套后立即歸檔。
(2)技術(shù)文件在工程驗(yàn)收半個(gè)月后歸檔。
(3)產(chǎn)品施工圖、工藝文件等在產(chǎn)品正式投產(chǎn)后一周內(nèi)歸檔。
(4)設(shè)備說(shuō)明書、合格證等在開(kāi)箱后立即歸檔。
(5)技術(shù)改造、調(diào)試報(bào)告等在設(shè)備運(yùn)行一周內(nèi)歸檔。
(6)技術(shù)革新材料在報(bào)審批準(zhǔn)后一周內(nèi)歸檔。
(7)生產(chǎn)技術(shù)管理方面文件材料每年三月份前歸一次檔。
3、歸檔份數(shù)
(1)凡歸檔的技術(shù)文件一般應(yīng)歸檔一份。
(2)使用頻繁的技術(shù)文件應(yīng)歸檔2—3份(一份正本，其余為副本供借閱)。
4、歸檔手續(xù)
歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫技術(shù)材料入庫(kù)一式兩份，交接雙方共同簽字蓋章各保留一份。
5、歸檔要求
(1)歸檔的技術(shù)文件必須收集齊全、完整、正確。
(2)歸檔的技術(shù)文件必須要格式統(tǒng)一，紙張優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，手續(xù)完備，字跡一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。
(3)各單位在每項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)對(duì)技術(shù)材料的收集、整理等情況同時(shí)驗(yàn)收，如材料不完整，不系統(tǒng)不予驗(yàn)收。
(4)歸檔工作由各歸檔部門承擔(dān)，對(duì)技術(shù)文件材料系統(tǒng)整理組成保管單位(袋、冊(cè)、卷)。
五、技術(shù)文件管理和使用方法
1、各相關(guān)技術(shù)文件由上述各歸檔部門歸檔保管，各部門要建立技術(shù)文件目錄，做好歸檔登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、注銷和保密工作，要匯總好各技術(shù)文件復(fù)印發(fā)放單位的發(fā)放記錄，建立技術(shù)文件復(fù)印圖發(fā)放匯總臺(tái)帳。
2、技術(shù)文件正本歸檔后，原則上不得再?gòu)谋９懿块T取出，若有更改須在保管部門進(jìn)行。
3、技術(shù)文件的發(fā)放與管理：
(1)關(guān)于內(nèi)容中1—3項(xiàng)技術(shù)：
�、僭诒緩S內(nèi)按指導(dǎo)生產(chǎn)需要由技術(shù)文件設(shè)計(jì)或編制單位發(fā)放，并確定發(fā)放范圍和數(shù)量，對(duì)使用單位逐一清點(diǎn)履行簽收手續(xù)。
�、谕鈪f(xié)件復(fù)印圖由生產(chǎn)技術(shù)科提出明細(xì)，技術(shù)文件設(shè)計(jì)和編制單位前需經(jīng)主管技術(shù)人員逐張檢查簽字，加蓋所在部門公章后方可由生產(chǎn)技術(shù)科向協(xié)作廠提供，同樣履行簽收記錄備案匯總手續(xù)。
�、凵a(chǎn)部門使用的`復(fù)印圖，使用單位應(yīng)妥善保管，以能正常指導(dǎo)生產(chǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)，無(wú)正當(dāng)理由損壞丟失者，應(yīng)追究單位或個(gè)人責(zé)任，由廠長(zhǎng)做出處理決定。
�、艽_因某種原因復(fù)印圖丟失補(bǔ)發(fā)，損壞可以以舊換新，但發(fā)放收受手續(xù)同前。
�、輳�(fù)印圖發(fā)放范圍要考慮最小最少原則，即在能正常指導(dǎo)生產(chǎn)情況下，發(fā)放范圍要最小，數(shù)量要最少。
⑥檢查與考核：
本項(xiàng)由廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)考核，每半年考核一次。
(2)關(guān)于內(nèi)容中的4、5項(xiàng)技術(shù)資料
�、俑鞴に囄募�(jīng)質(zhì)量監(jiān)控小組審核批準(zhǔn)后，歸辦公室存檔，要建立工藝目錄、明細(xì)表。根據(jù)質(zhì)量監(jiān)控小組的批準(zhǔn)和本廠生產(chǎn)需要確定發(fā)放份數(shù)，并對(duì)使用部門逐一清點(diǎn)履行簽收手續(xù)，記錄在案。
�、诖_因某種原因造成工藝文件丟失或損壞，可補(bǔ)發(fā)，但需經(jīng)質(zhì)量監(jiān)控小組發(fā)出書面通知辦公室，再由其發(fā)放，每月一次。
(3)關(guān)于內(nèi)容中的第6項(xiàng)技術(shù)文件：
�、俑鞣N生產(chǎn)報(bào)表經(jīng)統(tǒng)計(jì)員計(jì)算制定后存檔，除每天向廠長(zhǎng)、車間主任報(bào)送外，不得外發(fā)，如有關(guān)人員需查閱報(bào)表，需經(jīng)征得廠長(zhǎng)批準(zhǔn)方可下發(fā)，統(tǒng)計(jì)員需把下發(fā)的報(bào)表記錄在案。
②此項(xiàng)由生產(chǎn)經(jīng)理考核，每月考核一次。
六、技術(shù)文件更改制度
為了進(jìn)一步完善技術(shù)文件的更改辦法，保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行和各部門工作的協(xié)調(diào)性，需進(jìn)行文件更改。
1、更改原則
(1)技術(shù)文件更改和得降低產(chǎn)品質(zhì)量，亦不得違背有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。
(2)進(jìn)行更改部位的圖線、數(shù)字、文字、符號(hào)等應(yīng)清晰完整正確統(tǒng)一。
(3)本廠的技術(shù)文件，更改權(quán)屬于產(chǎn)品設(shè)計(jì)和工藝質(zhì)量監(jiān)控小組或編制者，其他部門人無(wú)權(quán)更改。
(4)技術(shù)文件的更改必須填寫《更改通知單》，并嚴(yán)格履行審批手續(xù)。
(5)底圖和復(fù)印圖均準(zhǔn)予劃改、不得刮改。一次性使用的技術(shù)文件準(zhǔn)予改底圖，但要做好原始記錄。
2、更改程序
(1)填寫《更改通知單》。
技術(shù)文件確定更改后，由技術(shù)文件的設(shè)計(jì)或編制者填寫更改通知單，且由此設(shè)計(jì)的相關(guān)技術(shù)文件均應(yīng)一并履行同樣手續(xù)。
(2)更改校對(duì)和審核
更改通知單填寫后，由技術(shù)文件設(shè)計(jì)或編制單位有關(guān)負(fù)責(zé)人分別進(jìn)行校對(duì)、審核并簽字。
(3)更改批準(zhǔn)
重要文件或更改較大者，更改通知單尚須廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽字。
(4)經(jīng)上述程序后，更改通知單尚須加蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)或工藝質(zhì)量監(jiān)控部公章后方能生效。
(5)更改實(shí)施
①技術(shù)文件的設(shè)計(jì)者或編制者持批準(zhǔn)生效后的更改通知單，首先到各相關(guān)保管部門改原件，并將更改通知單交由保管部門歸檔備查。
�、谄浜蠹夹g(shù)文件的設(shè)計(jì)者或編制者持更改通知單到該文件的各使用單位逐一更改，并將更改通知單交由各單位備查。
(6)考核
本規(guī)定由廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)，每年考核一次。
七、各歸檔部門職責(zé)
1、收集、整理、保管有關(guān)技術(shù)資料。
2、承辦發(fā)、借閱技術(shù)資料工作，為生產(chǎn)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、技改等提供服務(wù)。
3、承辦技術(shù)資料的更改、清理和銷毀過(guò)時(shí)文件工作。
4、幫助本廠各機(jī)構(gòu)內(nèi)部的資料整理和歸檔工作。
八、技術(shù)文件管理
技術(shù)文件管理由mlb同志總負(fù)責(zé)。
文件管理制度6
第一條目的
為增強(qiáng)公司核心競(jìng)爭(zhēng)力，打造優(yōu)秀的企業(yè)員工團(tuán)隊(duì)，提高員工的管理素質(zhì)和工作效率，有序開(kāi)展各項(xiàng)培訓(xùn)，使公司培訓(xùn)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制訂本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司全體員工。
第三條培訓(xùn)原則
（一）全員性：培訓(xùn)的目的在于提高公司全體員工的綜合素質(zhì)和工作能力，全體員工都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到培訓(xùn)工作的重要性；
（二）針對(duì)性：培訓(xùn)要有目的，針對(duì)實(shí)際培訓(xùn)需求進(jìn)行；
�。ㄈ┯�(jì)劃性：培訓(xùn)工作要根據(jù)培訓(xùn)需求制定培訓(xùn)計(jì)劃，并按計(jì)劃嚴(yán)格執(zhí)行；
�。ㄋ模┤绦裕号嘤�(xùn)工作要貫穿培訓(xùn)前、培訓(xùn)中、培訓(xùn)后等全過(guò)程；
�。ㄎ澹┤嫘裕簝�(nèi)容上把基礎(chǔ)培訓(xùn)、素質(zhì)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)結(jié)合起來(lái)，培訓(xùn)方式和對(duì)象的不同分為新員工崗前培訓(xùn)、內(nèi)部專題培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等；
（六）跟蹤性：培訓(xùn)結(jié)束后要對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考核，考核要有結(jié)果與獎(jiǎng)懲，要定期、及時(shí)檢驗(yàn)、評(píng)估培訓(xùn)效果。
第四條權(quán)責(zé)分工
�。ㄒ唬┤肆Y源部權(quán)責(zé)
1.人力資源部負(fù)責(zé)培訓(xùn)制度的制定、完善、修訂等工作；2.人力資源部負(fù)責(zé)年度計(jì)劃制定與分解，嚴(yán)格把控培訓(xùn)的實(shí)施情況；
3.人力資源部負(fù)責(zé)各項(xiàng)培訓(xùn)會(huì)議的策劃組織工作；
4.人力資源部負(fù)責(zé)培訓(xùn)物料的采購(gòu)申請(qǐng)、保管、發(fā)放、盤點(diǎn)等工作；
5.人力資源部負(fù)責(zé)培訓(xùn)外部機(jī)構(gòu)的資質(zhì)審核、課程甄選以及外出學(xué)習(xí)人員的手續(xù)辦理等工作；
6.人力資源部負(fù)責(zé)檢查《培訓(xùn)記錄表》的編制、實(shí)施情況、培訓(xùn)效果的跟蹤和評(píng)估；
7.人力資源部負(fù)責(zé)選拔、培養(yǎng)和管理公司內(nèi)部講師隊(duì)伍；8.人力資源部負(fù)責(zé)研擬新課件、人才開(kāi)發(fā)方案等。
�。ǘ└鞑块T權(quán)責(zé)
1.呈報(bào)部門培訓(xùn)計(jì)劃；
2.制定部門專業(yè)課程的培訓(xùn)大綱；
3.收集并提供相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)信息；
4.配合部門培訓(xùn)的實(shí)施和效果反饋、交流工作；
5.協(xié)助確定部門內(nèi)部講師人選，并配合、支持內(nèi)部培訓(xùn)工作；
6.協(xié)助開(kāi)展新課程的研發(fā)、各項(xiàng)人才培養(yǎng)方案的執(zhí)行。
第五條培訓(xùn)計(jì)劃
�。ㄒ唬┡嘤�(xùn)需求調(diào)查：
1.在參訓(xùn)對(duì)象分析基礎(chǔ)上，展開(kāi)對(duì)參訓(xùn)對(duì)象客觀、準(zhǔn)確、細(xì)致、全面的培訓(xùn)需求調(diào)查，同時(shí)結(jié)合績(jī)效考核中產(chǎn)生的問(wèn)題點(diǎn)，明確培訓(xùn)要解決的問(wèn)題與培訓(xùn)目的；
2.培訓(xùn)需求調(diào)查在一月、四月、七月、十月第一周（如遇假期順延）完成本季度調(diào)查統(tǒng)計(jì)；
3.每年12月開(kāi)展當(dāng)年度整體培訓(xùn)評(píng)估調(diào)查和匯總。
�。ǘ┡嘤�(xùn)計(jì)劃編制：
匯總各部門提交的培訓(xùn)需求，結(jié)合公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，制定詳細(xì)具體、切實(shí)可行的培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)課程、參訓(xùn)人數(shù)、培訓(xùn)目的、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)預(yù)算等，確保培訓(xùn)計(jì)劃的`可執(zhí)行性；
�。ㄈ┡嘤�(xùn)計(jì)劃落實(shí)：人力資源部以季度為單位，定期對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃執(zhí)行情況和培訓(xùn)效果進(jìn)行追蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決問(wèn)題。
（四）培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整：如公司當(dāng)年戰(zhàn)略調(diào)整或業(yè)務(wù)調(diào)整，可根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行臨時(shí)調(diào)整。
第六條培訓(xùn)分類
�。ㄒ唬┬聠T工培訓(xùn)：主要針對(duì)入職新員工進(jìn)行的培訓(xùn)，包含公司簡(jiǎn)介、企業(yè)文化、職業(yè)生涯、薪酬杠桿，并協(xié)調(diào)各部門工作計(jì)劃，帶領(lǐng)員工參觀總部及各園區(qū)。
（二）全員培訓(xùn)：針對(duì)全員進(jìn)行的素質(zhì)類、管理能力類等提升培訓(xùn)或發(fā)展戰(zhàn)略、新制度、新政策等的普及培訓(xùn)。
�。ㄈ┎块T培訓(xùn)：各部門自行組織的針對(duì)部門實(shí)際工作開(kāi)展情況進(jìn)行的崗位技能提升培訓(xùn)。
�。ㄋ模⿲�(duì)管理崗位或部門推薦員工安排的外派學(xué)習(xí)，技能提升班等各種形式。
第七條培訓(xùn)實(shí)施
（一）培訓(xùn)周期
1.新員工培訓(xùn)：最低培訓(xùn)周期為1次/周，特殊情況根據(jù)實(shí)際安排時(shí)間和課程設(shè)計(jì)；
2.全員培訓(xùn)：最低培訓(xùn)周期為1次/周，根據(jù)當(dāng)季工作安排進(jìn)行課程安排和設(shè)計(jì)；
3.部門培訓(xùn)：最低培訓(xùn)周期為2次/月，以本部門工作技能提升學(xué)習(xí)為主；
4.外派學(xué)習(xí)：依據(jù)實(shí)際情況靈活安排；
�。ǘ⿲�(shí)施
1.人力資源部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人于培訓(xùn)前兩天向行政部發(fā)布培訓(xùn)通知，各部門根據(jù)培訓(xùn)通知做好人員工作安排，保證培訓(xùn)的正常實(shí)施；
2.內(nèi)部培訓(xùn)考勤與課堂紀(jì)律管理。
�。�1）考勤紀(jì)律：
�、侔磿r(shí)培訓(xùn)，在培訓(xùn)后30分鐘內(nèi)未到者一律視為曠課；②不得無(wú)故缺席，因故不能參加培訓(xùn)的人員應(yīng)向部門主管請(qǐng)假，并提前半天向培訓(xùn)負(fù)責(zé)人上交請(qǐng)假單，無(wú)故缺席者，作曠工處理，在課程未結(jié)束時(shí)無(wú)故退場(chǎng)，一律視為早退；
�、蹎T工月度因個(gè)人原因產(chǎn)生的培訓(xùn)請(qǐng)假不得超過(guò)2次/月；
�。�2）課堂紀(jì)律：
�、倥嘤�(xùn)過(guò)程中請(qǐng)自覺(jué)攜帶筆、筆記本等工具，并作好記錄；②上課時(shí)不得隨意走動(dòng)，手機(jī)必須調(diào)至靜音或者關(guān)閉狀態(tài)；③離開(kāi)培訓(xùn)教室前將個(gè)人隨身物品帶走并將座椅歸位；④尊重授課教師，不得在課堂內(nèi)喧嘩，如有重要事項(xiàng)需要接聽(tīng)手機(jī)，請(qǐng)移步至培訓(xùn)課室外。
�。�3）考試與考核：
�、傩聠T工培訓(xùn)：所有新員工均需要在入職第一個(gè)月內(nèi)參加新員工《公司簡(jiǎn)介》、《企業(yè)文化》、《職業(yè)生涯》、《薪酬杠桿》培訓(xùn)并通過(guò)考試（考試良好分?jǐn)?shù)為89-79分，滿分100分）否則將會(huì)延遲轉(zhuǎn)正直至新員工培訓(xùn)通過(guò)；
�、谌珕T培訓(xùn)：根據(jù)計(jì)劃安排培訓(xùn)題目，其中《培訓(xùn)記錄表》于培訓(xùn)結(jié)束后兩天內(nèi)在人資部歸檔；
�、鄄块T內(nèi)訓(xùn)：各部門于每月5日前上交上月《培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義；
�、芡庥�(xùn)人員需要在培訓(xùn)回來(lái)一周內(nèi)向人力資源部提交全部培訓(xùn)資料（包含課件、書本、音頻等），并及時(shí)安排時(shí)間進(jìn)行二次轉(zhuǎn)訓(xùn)。
第八條培訓(xùn)積分管理
�。ㄒ唬⿲⑴嘤�(xùn)次數(shù)換算為成長(zhǎng)積分，記入員工檔案，作為員工在職期間工作成長(zhǎng)的重要參考依據(jù)；
�。ǘ┡嘤�(xùn)積分分值確定：由于培訓(xùn)課程內(nèi)容和要求程度不一，因此將課程分值分為以下幾個(gè)檔次：
1.通用課程類：主要指素質(zhì)類、管理能力類、制度學(xué)習(xí)類等
方面的培訓(xùn)課程；本類課程分值為2分；
2.業(yè)務(wù)技能類：主要指與本崗位工作直接相關(guān)的、有助于工作技能提升的課程；本類課程分值為4分；
3.參加外部培訓(xùn)：參照前三項(xiàng)課程分類的分值執(zhí)行；
4.證書認(rèn)證學(xué)習(xí)：主要指員工入職后，個(gè)人通過(guò)學(xué)習(xí)取得的各類資格認(rèn)證證書，取得證件后的分值為3分；
5.培訓(xùn)講師按照1-4項(xiàng)分值進(jìn)行記錄。
�。ㄈ┡嘤�(xùn)積分的使用：培訓(xùn)積分的分值是衡量個(gè)人學(xué)習(xí)的標(biāo)準(zhǔn)之一，可以作為員工調(diào)薪、晉升的重要參考依據(jù)。每年12月，人力資源部將統(tǒng)計(jì)培訓(xùn)積分并進(jìn)行排名。
第九條培訓(xùn)評(píng)估
（一）培訓(xùn)評(píng)估內(nèi)容
1.培訓(xùn)講師評(píng)估：評(píng)估培講師的授課方式、現(xiàn)場(chǎng)氛圍、課程契合度等方面；
2.培訓(xùn)效果評(píng)估：從培訓(xùn)目的的達(dá)成情況、學(xué)員對(duì)課程的評(píng)價(jià)等方面來(lái)對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估；
3.培訓(xùn)組織評(píng)估：從培訓(xùn)通知、培訓(xùn)場(chǎng)地和物料、培訓(xùn)紀(jì)律等方面進(jìn)行評(píng)估。
�。ǘ┡嘤�(xùn)評(píng)估方法
1.問(wèn)卷調(diào)查的方法：通過(guò)學(xué)員填寫《培訓(xùn)效果評(píng)估表》來(lái)收課程內(nèi)容、講師表現(xiàn)和組織工作評(píng)估的意見(jiàn)；
2.考核考試、培訓(xùn)總結(jié)、課堂抽查問(wèn)答的方式，主要用于評(píng)
估培訓(xùn)收益。
第十條培訓(xùn)協(xié)議
�。ㄒ唬┤肆Y源部職責(zé)
1.人力資源部負(fù)責(zé)培訓(xùn)方式的核定；
2.人力資源部負(fù)責(zé)培訓(xùn)協(xié)議的起草、制定、修訂等；
3.人力資源部負(fù)責(zé)培訓(xùn)協(xié)議的簽訂、服務(wù)期限的約定和簽署、培訓(xùn)費(fèi)用的審核等；
4.人力資源部負(fù)責(zé)培訓(xùn)協(xié)議的登記、存檔、借閱、服務(wù)期限的監(jiān)督執(zhí)行。
�。ǘ┡嘤�(xùn)員工職責(zé)
1.員工完成培訓(xùn)學(xué)習(xí)任務(wù)，取得相關(guān)培訓(xùn)合格證書或培訓(xùn)證明；
2.遵守公司和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)規(guī)章制度；
3.維護(hù)公司的形象和利益；
4.培訓(xùn)結(jié)束后提交培訓(xùn)資料，完成二次轉(zhuǎn)訓(xùn)任務(wù)。
�。ㄈ┕韭氊�(zé)
1.按照協(xié)議約定支付培訓(xùn)費(fèi)用；
2.做好員工培訓(xùn)期間的培訓(xùn)指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和服務(wù)工作；
3.對(duì)培訓(xùn)協(xié)議的有效性及執(zhí)行進(jìn)行審核，確保公司利益不受損失。
�。ㄋ模﹨f(xié)議主要內(nèi)容
1.培訓(xùn)項(xiàng)目與內(nèi)容；
2.甲方的權(quán)利與義務(wù)；
3.乙方的權(quán)利與義務(wù)
4.培訓(xùn)收益與要求；
5.培訓(xùn)費(fèi)用：包含培訓(xùn)費(fèi)、交通費(fèi)、差旅費(fèi)等；
6.服務(wù)年限約定與違約賠償；
7.其他約定事項(xiàng)。
�。ㄎ澹┓⻊�(wù)期限約定標(biāo)準(zhǔn)
1.培訓(xùn)費(fèi)用≤3000元，員工為公司服務(wù)時(shí)間為24個(gè)月；
2.3000元＜培訓(xùn)費(fèi)用≤10000元，員工為公司服務(wù)時(shí)間為36個(gè)月；
3.10000元＜培訓(xùn)費(fèi)用≤20000元，員工為公司服務(wù)時(shí)間為48個(gè)月；
4.培訓(xùn)費(fèi)用＞20000元每增加500元，員工為公司服務(wù)時(shí)間為60個(gè)月；
5.服務(wù)期的起始時(shí)間以培訓(xùn)結(jié)束日開(kāi)始計(jì)算。
第十一條：其他
本制度在公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效執(zhí)行，人力資源部備案。當(dāng)產(chǎn)生條款修訂時(shí)，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布，人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
文件管理制度7
1.主題內(nèi)容與適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的版本及文件編制、會(huì)簽、歸檔、保存、發(fā)放、更改、收回等管理要求。目的是對(duì)文件和資料進(jìn)行有效的控制。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于本公司產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。
2.引用文件
SJ/T 207.1～3－1999 《設(shè)計(jì)文件的管理制度第1～3部分》
SJ/T 207.4－1999 《設(shè)計(jì)文件管理制度第4部分：設(shè)計(jì)文件的分類編號(hào)》
QB/YT KF 7.7.9- 《更改控制程序》
QB/YT KF 7.03- 《項(xiàng)目（設(shè)計(jì)/開(kāi)發(fā)）控制程序》 GB/T 19017-質(zhì)量管理體系技術(shù)狀態(tài)管理指南Q/YTD 1002- 《企業(yè)檔案分類編號(hào)及標(biāo)識(shí)》
3.產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的編制要求
3.1產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件所包含的信息構(gòu)成了產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)基線。必須以產(chǎn)品為單位，提出明確的產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)信息。它包括產(chǎn)品的定義和使用信息，即:要求/規(guī)范（技術(shù)指標(biāo)）、設(shè)計(jì)圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗(yàn)規(guī)范、維護(hù)和操作手冊(cè)及文件版本號(hào)。
3.2在產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的關(guān)鍵件、重要件，應(yīng)在文件中進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確保關(guān)鍵件、重要件的可追溯性。對(duì)靜電敏感器件、濕度敏感器件等，應(yīng)予以標(biāo)識(shí)，以便加強(qiáng)防護(hù)。
3.3產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件應(yīng)以產(chǎn)品或整件為單位成套，歸檔圖樣文件需會(huì)簽完整。其編制要求和填寫格式及十進(jìn)分類編號(hào)、名稱必須符合SJ 207的規(guī)定。產(chǎn)品成套設(shè)計(jì)文件、工藝文件資料的編制明細(xì)要求見(jiàn)附錄A。
3.4產(chǎn)品定型鑒定文件的編制要求（見(jiàn)附錄B）。
4.各部門職責(zé)
技術(shù)開(kāi)發(fā)部：負(fù)責(zé)產(chǎn)品研制過(guò)程中的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃，設(shè)計(jì)、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審核、齊套、會(huì)簽及更改，并對(duì)產(chǎn)品圖樣的正確性、現(xiàn)行有效性負(fù)責(zé)。對(duì)應(yīng)用軟件工具，研發(fā)過(guò)程中的`電子文件及其修改狀態(tài)、文件的版本、流轉(zhuǎn)進(jìn)行掌控，對(duì)電子文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。
生產(chǎn)管理部及車間：負(fù)責(zé)產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過(guò)程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理，對(duì)所領(lǐng)用的產(chǎn)品圖樣完整、安全和回收負(fù)責(zé)；
質(zhì)量控制部：負(fù)責(zé)產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過(guò)程中形成的有關(guān)質(zhì)量文件、記錄資料的收集、整理。
銷售服務(wù)部：負(fù)責(zé)收集、整理、提供有關(guān)產(chǎn)品銷售合同、技術(shù)協(xié)議、來(lái)自顧客的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件。技術(shù)管理部：負(fù)責(zé)收集、整理有關(guān)產(chǎn)品研制合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)評(píng)審、驗(yàn)證、確認(rèn)、定型鑒定文件。負(fù)責(zé)產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發(fā)放、登記、控制。
5.會(huì)簽
5.1會(huì)簽的產(chǎn)品圖樣由設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)提供，未經(jīng)會(huì)簽的圖樣不得歸檔和投入生產(chǎn)。
5.2會(huì)簽路線
產(chǎn)品圖樣按下列規(guī)定逐級(jí)會(huì)簽：
擬制審核工藝（需要時(shí)）標(biāo)準(zhǔn)化批準(zhǔn)
研發(fā)試制階段加工所需圖樣的會(huì)簽可簡(jiǎn)化為：擬制審核批準(zhǔn)
文件管理制度8
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來(lái)往的文書及公司內(nèi)部各部門來(lái)往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過(guò)程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來(lái)往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來(lái)文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對(duì)、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號(hào)為:×××公司發(fā)[××年號(hào)]第×號(hào)。
第六條 公司內(nèi)部行文及對(duì)外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對(duì)人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請(qǐng)單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對(duì)、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時(shí),由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會(huì)簽。
第十條 綜合管理部對(duì)傳閱的文件要及時(shí)收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來(lái)文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的'文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件,各種協(xié)議、合同;
2、公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定;
3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié);
4、會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;
5、公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等;
6、公司各部門的發(fā)文;
7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;
9、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。
3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
文件管理制度9
1、公文辦理一般包括分級(jí)、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2、凡酒店的收文(信、函)包括領(lǐng)導(dǎo)的親收件,由總經(jīng)理室秘書處簽收、登記,轉(zhuǎn)交董事長(zhǎng)或總經(jīng)理;
3、公文登記后,根據(jù)總經(jīng)理的批示,由總經(jīng)理辦公室轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱,如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦,應(yīng)由總辦秘書送交,并經(jīng)登記、簽收后方可送交;
4、閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍,秘密級(jí)以上文件須到總經(jīng)理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù),用完后及時(shí)退還,秘密級(jí)以上文件,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室;
5、各部門或個(gè)人對(duì)承辦的公文,必須認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6、各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員,對(duì)自己經(jīng)手處理的'公文,應(yīng)件件有著落,事事有下文,轉(zhuǎn)辦要及時(shí),催辦有結(jié)果,防止積壓誤事;
7、公文辦完后,應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷,當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢;
8、各級(jí)干部調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)送總辦秘書處登記保管;
9、沒(méi)有保存價(jià)值的文件,經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由總經(jīng)理定期銷毀。銷毀秘密文件,要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷,秘密級(jí)以上文件不準(zhǔn)作廢出售,一律集中銷毀。
文件管理制度10
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過(guò)保存期檔案資料的銷毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來(lái)文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的.密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
文件管理制度11
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。
4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機(jī)密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對(duì)公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4、向上級(jí)單位呈報(bào)的文件，由辦公室派專人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監(jiān)理項(xiàng)目中的`一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。
三、文件查詢
1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請(qǐng)、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。
文件管理制度12
為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報(bào)送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。
一、上級(jí)來(lái)文和外單位來(lái)文。辦公室人員對(duì)上級(jí)來(lái)文和外單位來(lái)文首先要在收文登記簿上詳細(xì)登記，來(lái)文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)、字號(hào)等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見(jiàn)的，辦公室應(yīng)提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時(shí)將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類文件包括簡(jiǎn)報(bào)的起草均有辦公室人員負(fù)責(zé)起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀(jì)要簡(jiǎn)報(bào)名義上報(bào)或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細(xì)填寫發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔，沒(méi)有總經(jīng)理簽發(fā)的`文件不能發(fā)出和存檔。
三、上報(bào)和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫文件送達(dá)登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。
四、報(bào)告、請(qǐng)示、匯報(bào)、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā)，宣傳活動(dòng)類一般應(yīng)以簡(jiǎn)報(bào)形式印發(fā)，每周例會(huì)的紀(jì)要內(nèi)容均以紀(jì)要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì)議精神的情況匯報(bào)應(yīng)以文件形式上報(bào)。
五、凡打印的錯(cuò)文件應(yīng)及時(shí)銷毀，以免機(jī)密外泄。
六、借閱文件超過(guò)八小時(shí)的應(yīng)辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
太原吉祥匯物業(yè)管理有限公司 20xx年7月22日
文件管理制度13
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書、招投標(biāo)文件等;
6.公司的`各類申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(zhǎng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;
�。�2）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過(guò)程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫(kù)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí),可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請(qǐng),部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。
第九條檔案?jìng)浞菀?guī)定
公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無(wú)法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。
2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。
文件管理制度14
1、目的：
為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義：
公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序：
公司各部門都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。
4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制、編號(hào)、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。
5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法。“條例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確；“管理辦法”一般是對(duì)條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)；
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動(dòng)、降職、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的公布。
5.4工作報(bào)告適用于下級(jí)因?yàn)槟稠?xiàng)工作對(duì)上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)請(qǐng)示的行文。
5.5會(huì)議紀(jì)要適用于公司各級(jí)會(huì)議進(jìn)行的記錄的文件。
5.6對(duì)外發(fā)函適用于公司因某項(xiàng)事情對(duì)外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。
5.8通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息。
5.9請(qǐng)示：向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。
5.10批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁(yè)邊距設(shè)置為2.5CM，頁(yè)腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式；6.2文件首頁(yè)頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。
6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送)單位(部門）等部分組成；
6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號(hào)，其他均使用宋體五號(hào)，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行；標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號(hào)；發(fā)文編號(hào)與正文之間可空一行；正文中小標(biāo)題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號(hào)，編號(hào)數(shù)字不分按年度時(shí)間順序排序。
6.5.1公司級(jí)發(fā)文瑞普總字【xx】號(hào)，一般適用公司級(jí)重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【xx】號(hào)
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號(hào)
6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文瑞普財(cái)字【xx】號(hào)
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號(hào)
6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號(hào)
6.5.7營(yíng)銷中心發(fā)文瑞普銷字【xx】號(hào)
6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁(yè)面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目，1.5倍行距�！皥�(bào)送”為需要了解此文件的.總監(jiān)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對(duì)象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員，“抄送”對(duì)象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對(duì)于版面一頁(yè)稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁(yè)內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁(yè)開(kāi)頭可寫明此頁(yè)無(wú)正文的字樣。
6.7密級(jí)：公司文件密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級(jí)，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng)，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí)，確保工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容；
6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號(hào)、文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，分層標(biāo)識(shí)。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡(jiǎn)稱，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁(yè)的頁(yè)腳橫線上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁(yè)以上頁(yè)數(shù)文件都必須添加頁(yè)碼，位置為頁(yè)面底端，對(duì)齊方式為居中，首頁(yè)顯示頁(yè)碼，格式為默認(rèn)格式；
6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚；實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范；
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來(lái)文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
7.3文書處理工作：
7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門文件平時(shí)的管理，要求實(shí)行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，添加公司徽標(biāo)和英文簡(jiǎn)稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見(jiàn)附表；
8、發(fā)文：
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理、總監(jiān)）審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文：
擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關(guān)支持性文件。
9.4.1文件頁(yè)面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標(biāo)題格式
文件管理制度15
為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員，再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章。
3、文件的換頁(yè)：
(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改，需換頁(yè)的，由原編制構(gòu)成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁(yè)狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。
(2)所有需換頁(yè)的`文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁(yè)銷毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定：
(1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。
(2)無(wú)論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無(wú)效版本的混淆。
(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
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