[優(yōu)秀]物業(yè)檔案管理制度15篇
在不斷進步的時代，越來越多地方需要用到制度，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。我們該怎么擬定制度呢？以下是小編收集整理的物業(yè)檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
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物業(yè)檔案管理制度1
第一章擬建立的規(guī)章制度
一、擬建立的公眾管理制度
包括xxxx
二、擬建立的內部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內容此處略。
三、擬建立的質量手冊及程序文件
包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務設計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內容此處略。
四、擬建立的工作手冊
包括各級崗位職責工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細內容此處略。
五、擬建立的質量記錄文件
因數(shù)量達幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的內容
檔案建立的內容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的'聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施
客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
1、客戶檔案的收集
設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。
2、客戶權籍資料管理
從客戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態(tài)反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。
3、客戶檔案的整理
各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔
鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
5、檔案的利用
為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
6、客戶檔案的管理
客戶檔案的使用有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任�？蛻魴n案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護
1.主出入口設有小區(qū)平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。
2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。
3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。
4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。
5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝
戶外防盜網、晾衣架、遮陽蓬等。
6.空調安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。
7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結構安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。
1)住戶裝修申請表、裝修責任書(見業(yè)主分戶檔案)
2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)
第三節(jié)共用設施設備管理
1.共用配套設施完好,無隨意改變用途。
2.共用設施設備運行、使用及維護按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術人員和維護人員嚴格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。
1)設備運行維修工作程序
2)設備巡查記錄
3)設備保養(yǎng)記錄
3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。
4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。
5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。
6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴格執(zhí)行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。
1)電室管理規(guī)定
2)配電系統(tǒng)工作內容及操作程序
3)路燈、樓道等公共照明設備完好
第四節(jié)安防、消防、車輛管理
1.小區(qū)基本實行封閉式管理
1)小區(qū)實行24小時封閉管理資料
2)治安管理規(guī)定
3)門衛(wèi)管理規(guī)定
2.有專業(yè)護衛(wèi)隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓練有素、言語規(guī)范、認真負責。
1)護衛(wèi)部工作、內務條令
2)護衛(wèi)崗位職責
3)各種工作記錄、資料照片
⑴護衛(wèi)值班記錄
�、谱o衛(wèi)訓練記錄
�、且归g巡查記錄
�、葋碓L登記表
�、勺o衛(wèi)培訓日程、訓練記錄及資料
�、首o衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料
�、俗o衛(wèi)基礎知識考核答卷
⑻護衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料
3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施
1)警示牌標識卡等
2)突發(fā)事件及異常情況處理措施
3)常見治安刑事案件及處理措施
4)常見的幾種可疑情況及處理措施
5)緊急情況記錄表
4.消防設備設施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應急方案
1)消防管理制度
2)火警、火災應急方案
3)消防通道暢通
4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料
5)護衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設施
6)義務消防隊員消防演練
5.機動車停車場管理制度完善,管理責任明確,車輛進出有登記。
1)機動車停車場管理規(guī)定
2)機動車停車場登記
3)護衛(wèi)巡邏記錄
4)護衛(wèi)工作考核標準
5)交通指揮管理規(guī)范有序
6.非機動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。
1)非機動車管理規(guī)定
2)按規(guī)定位置停放、管理有序
3)護衛(wèi)工作考核標準
第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理
1.環(huán)衛(wèi)設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。
1)環(huán)衛(wèi)設備臺帳
2)垃圾箱、果皮箱
3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料
2.清潔衛(wèi)生實行責任制,有專職的清潔人員明確的責任范圍,實行標準化保潔。
1)清潔衛(wèi)生工作標準及考核辦法
2)清潔衛(wèi)生工作考核表
3.垃圾日產日清,定期進行衛(wèi)生消毒滅殺
1)消毒滅蠅工作資料
2)定期投鼠藥資料
4.房屋共用部位共用設施設備無蟻害。
5.小區(qū)內道路等共用場地無紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內衛(wèi)生照片等資料。
6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。
7.商業(yè)網點管理有序,符合衛(wèi)生標準,無亂設攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。
8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。
9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無污染。
第六節(jié)綠化管理
1.小區(qū)內綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當。
2.綠地無改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。
3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。
4.綠地無紙屑、煙頭、石塊等雜物。
第七節(jié)精神文明建設
1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設。
a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料
1)經常進行政府有關法律法規(guī)宣傳教育資料
2)建立業(yè)主產權區(qū)域建設,愛護小區(qū)公共設施資料
b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料
c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料
d培訓護衛(wèi)消防安全知識,培訓資料
第八節(jié)管理效益
1.管理服務費收繳率為98%以上
1)20xx年xx月至,收費報表
2.提供便民有償服務,開展多種經營,便民服務項目資料及照片。
1)20xx年xx月--20xx年月的財務報告
3.本小區(qū)物業(yè)管理經營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費收支報告
資料
a業(yè)主檔案資料的內容
1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復印件
2]業(yè)主臨時公約承諾件
3]前期物業(yè)管理服務協(xié)議
4]室內裝修管理協(xié)議書
5]消防安全責任書
6]業(yè)主裝修檢查記錄表
7]室內裝修申報表
8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等
9]裝修違規(guī)的整改通知書
10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書面協(xié)議
11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產生的重要的有影響的事件的記錄
12]其它
物業(yè)檔案管理制度2
1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內。
3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標牌須與檔案內現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。
7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批準后在客務部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。
9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)客戶檔案管理制度
一。制度內容
為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三。適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的'資料：
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時填具之資料
5. 客戶資料補充
6. 客戶聯(lián)絡資料
7. 緊急事故聯(lián)絡人的資料
8. 客戶與管理處往來文件
9. 客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序
四。注意事項
1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調與客戶之間的關系，加強橫向溝通；
3. 做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；
4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；
5. 接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。
物業(yè)檔案管理制度3
(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統(tǒng)一管理。
(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶單元內設施分類。
(3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。
(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。
(5)文員每天核對發(fā)出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。
(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，并分類歸檔。
(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶室內設備狀況的'根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。
物業(yè)檔案管理制度4
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設備、設施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設備、設施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設施、設備的綜合管理工作。
3職責
3.1檔案管理員直接向行政主管負責。
3.2檔案管理員負責檔案的`保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號規(guī)則(見附件1)
7部門檔案內容
7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照、合同、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財務部:財務資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設備、合同、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經總經理批準同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復印資料的只可復印本部門資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關文檔
9.1《檔案編號規(guī)則》
10修訂及實施
10.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實行。
物業(yè)檔案管理制度5
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務
4.應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的'業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發(fā)布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);
2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;
3)機電設備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;
2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施;
2)各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費財務報告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會的會議)
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
x保安值班記錄
x設備值班與巡檢記錄
x管理工作計劃與報告
x工程設備管理計劃與報告
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函
x用戶報修與投訴處理記錄
x承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
物業(yè)檔案管理制度6
一、查(借)閱干部人事檔案，須填寫《干部人事檔案查(借)閱審批表》，并經人事科長初審、副處長審核、處長審批同意后方可查(借)閱。
二、查(借)閱干部人事檔案，要愛護檔案，嚴禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復制，不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違者給予批評教育直至紀律處分。
三、個人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。
四、查閱干部人事檔案，須持查閱部門介紹信在檔案室查閱。
五、干部人事檔案原則上不得外借，如有特殊情況必須借閱，須履行借閱審批手續(xù)，借閱時間一般不超過5天。如需續(xù)借，應及時履行審批手續(xù)，續(xù)期不超過3天。外借檔案必須妥善保管，不得攜帶回家，不得讓無關人員翻閱。
六、嚴禁在查閱檔案時喝水、吸煙，謹防損壞檔案。
七、外單位人員查閱我院干部人事檔案，須持《查閱干部人事檔案介紹信》，經組織人事處負責人批準后，方可查閱。
八、借出檔案，應清點登記;收回檔案，應在核對無誤后放歸原位。
物業(yè)檔案管理制度7
一、歸檔要求
歸檔文件的總要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：
1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。
3、文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后。
4、文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。檔案盒編號原則取部門漢語拼音首字母;如公司為“LDWY-01”;仙林學生公寓為“*LGY-01”;東區(qū)公用房“DQGF-01”;以此類推。
5、按各類檔案資料的保密級別、保存期限，必須以規(guī)定的格式逐件填寫文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;文件目錄放在卷首。
6、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
二、歸檔范圍
1、各類具有查考利用價值的文件材料：公文、傳真、圖表、電子版資料、圖片、PPT、報刊、錄音、錄像等;
2、各項會議形成的文件材料;包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
3、報刊、雜志及發(fā)表的稿件、理論性文章;
4、有效證照、證件、印章;資金、業(yè)務往來方面的文件材料：含合同、特約服務協(xié)議、重要報表等;
5、規(guī)章制度體系(含部門)、內部發(fā)文：包含總經理批示后的各項決議、公司決定等;
6、工作總結、計劃;樓宇接管數(shù)據、流程，與相關部門的交接資料;
7、具有法律效力及保存價值的文件;
8、辦公電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
9、獲得的社會榮譽資料;
10、其他有必要歸檔管理的'資料：包括聲像形式記錄下來的對公司物業(yè)管理與服務產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期、短期、臨時四種。長期為十至五十年左右;短期為十年以下，三年以上;臨時為半年至三年。
2、確定公司檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
(4)凡是需要“持續(xù)改進”，每半年或每年度均要修訂的文件材料，列為臨時保管。
四、檔案級別
1、檔案分受控檔案和非受控檔案兩類。檔案的受控由部門提議，品質技術部、經理辦核定受控和非受控。
2、受控檔案需加蓋受控章，只許在特定場所翻閱或特定人保管，不許外借或外傳;確有工作需要時，需經公司總經理批準。
3、對已到保存期限的檔案要請相關部門根椐保存期限的要求，填寫《報廢申請單》報品質技術部經總工程師批準后，進行銷毀。
五、檔案的借閱
1、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
2、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準;借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案分管副總批準。
3、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經總經理批準。
4、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
5、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關規(guī)定辦理。
六、電子、紙質檔案的存儲
1、公司所有區(qū)域辦公電腦必須按要求存放公司相關的文件、資料，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各物管處主任即為電腦檔案管理責任人。須定時對本部門的電腦按照公司要求進行檢查;經理辦將對各部門電腦檔案的管理進行檢查。
3、各部門電腦檔案管理責任人每學期，將部門電腦檔案拷入指定的移動硬盤進行備份，同時過往文件不許刪除、覆蓋，并標注拷貝日期。
4、所有歸檔的文件標題不宜過于簡要，標題中需注明“關于××通知、報告、申請”等，并標注具體日期。
5、重要的文件(會議訣議、電子考勤記錄)等不僅要電子備份，還要求紙質備份;防止丟失。
七、罰則
1、凡違反本制度，公司人事變動交接時造成文件資料不全或丟失的，一經發(fā)現(xiàn)，根椐《*物業(yè)獎懲辦法》規(guī)定，給予部門文件管理人二級處罰;部門負責人二級處罰，在全公司通報批評。
2、未經總經理批準轉借、復印或攜帶受控文件或檔案外出的，視具體情況，對部門負責人和當事人書面檢查，在全公司通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。借閱后凡不按期限歸還的需限期歸還，并根椐《*物業(yè)獎懲辦法》相關規(guī)定，視拖延期限的長短給予借閱人一級或二級處罰。
3、在外借過程中造成檔案遺失的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司秘密，造成惡劣后果者，椐《*物業(yè)獎懲辦法》相關規(guī)定，給予當事人三級處罰。
4、凡違反本制度第六條，無故不歸檔的備份文件材料的，不按規(guī)定存放電子、紙質檔案，不按規(guī)定接受檢查，根椐《*物業(yè)獎懲辦法》相關規(guī)定，視情節(jié)給予相應級別的處罰。
八、附則
1、本制度自20xx年5月1日生效。
2、本制度由*物業(yè)經理辦負責解釋。
物業(yè)檔案管理制度8
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關工作業(yè)務資料，由經辦人保存，年終根據內容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、成文時間編號裝訂成冊。
�、弁獠课募▏液褪姓嘘P部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等，應作為公開業(yè)務資料共享。
2、人事檔案
�、偃耸聶n案:員工進入公司后相關人事檔案材料。
�、趩T工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
�、倏傓k負責公司員工人事檔案的管理;
�、诳傓k在員工入職當天建立員工人事檔案;
�、蹎T工離職，辦理相關手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
�、苋耸聶n案管理應嚴格執(zhí)行國家和公司有關規(guī)定，查閱員工人事檔案應經總辦主任批準，并辦理相關手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
2、人事檔案建立
�、賳T工人事檔案是公司為每個員工建立的內部人事檔案。凡進入公司工作的.員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
�、趩T工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業(yè)技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關材料。由總辦專人負責，連同求職申請表歸檔保存。
�、蹎T工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關薪酬福利歸入人事檔案。
�、軉T工在轉正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內容，總辦員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經允許無權隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用，由總辦負責統(tǒng)一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦，做好檔案管理工作。
物業(yè)檔案管理制度9
1、目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、適用范圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內部重大活動、事件記錄；物業(yè)管理相關政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找；財務資料由財務部負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關政策、法規(guī)：由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1內部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要：總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業(yè)務單位往來文、外來商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復印：物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4、各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求：
4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應規(guī)范，不得有錯別字。
4.1.2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門（含職能部門、業(yè)務部門及臨時成立的工作小組等）常用文件類別：
（1）人事類：包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。
�。�2）行政類：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
�。�3）通知類：內部各類通知。
（4）培訓類：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
�。�5）會議類：部門例會、專題會議、業(yè)委會會議等。
�。�6）合同、協(xié)議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。
（7）對外文件類：
�、賹φ块T、上級單位、外企業(yè)、機構發(fā)文等；
�、趯蛻舭l(fā)文等：
③其它類：如電話表、名單、啟示等。
4.2質量管理部應保管的資料：
4.2.1發(fā)展商提供的'資料：
�。�1）產權資料；
�。�2）技術資料（含圖紙）；
�。�3）交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質量體系文件規(guī)定的質量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類文件更改要求：
各類文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明'以此文件為準'。
4.4各類文件發(fā)放要求：
4.4.1文件的發(fā)放應注明發(fā)放級別，通常應包括以下幾類：
�。�1）部門負責人以上人員閱；
�。�2）主管級以上人員閱；
�。�3）內部傳閱；
�。�4）張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同（協(xié)議書）、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理：
4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會議紀要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經理批準。
4.5.4與相關單位簽署的合同、協(xié)議書及經客戶確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異�；虮槐I、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。
物業(yè)檔案管理制度10
檔案管理作為物業(yè)管理的`重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進行。
1.所有文檔實行統(tǒng)一管理，并指派專人負責;
2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應及時歸檔，其他人員不得擅自處理;
3.對性質不同的文件，實行分類立卷保管，以便日后查找;
4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經上級領導同意，不得擅自將客人資料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;
6.對欲銷毀文件必須經過部門經理批準后進行銷毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。
物業(yè)檔案管理制度11
物業(yè)檔案資料的管理是物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分�？茖W、規(guī)范的檔案管理能夠有效地為各項管理工作提供指導和服務。針對金沙咀國際廣場物業(yè)的特點，結合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據庫管理新方法，對小區(qū)檔案資料實行“科學化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》的規(guī)定，對物業(yè)檔案資料進行有效的管理。
部門架構
董事長
物業(yè)經理
檔案管理員
檔案資料建立和管理流程
收集：工程技術、維修、改造資料；智能化系統(tǒng)技術資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料、證件、購/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動書面、音像資料等。
整理分類：技術資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料；管理規(guī)章及內部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)主文件、通知、活動記錄；財務帳表及分布方案。
歸檔：按照公司的《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》進行建立，建立原始檔案資料庫及輸入電腦，建立電子檔案資料庫。
利用：按權限借用及網上查詢，借用時登記，使用后立即歸還。
檔案的建立與收集
1.設立金沙咀國際廣場檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規(guī)章制度，對所有檔案進行嚴格管理。
2.堅持來源廣、內容豐富的原則，根據實體資料和信息資料的內容，在物業(yè)管理的實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來源渠道。
3.辦理好物業(yè)整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。
4.后期管理中，加強質量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護都有詳盡的檔案資料收集。
檔案資料的整理與分類
整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行集中管理和科學分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。
1.檔案資料的整理
1）各項業(yè)務工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務范圍，指定有關人員負責積累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作。
2）各職能部門應將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準，列入有關人員的職責范圍，并作為考核的依據。
3）應充分利用原有資料作為整理的基礎。
4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。
5）檔案的整理必須便于保管和利用。
6）收集后的所有信息，統(tǒng)一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。
人力資源管理制度、內部制度、財務管理制度、各部門管理制度、小區(qū)項目工程圖紙、物品驗收及移交管理等是企業(yè)內部的重要制度和文件，對于公司的管理和發(fā)展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關鍵的一環(huán)。
歸檔范圍包括各部門和公務活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內容，以及兼職客服管理員、技術員在工作中形成的圖紙、說明書等內容，還包括各部門在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案，如會議檔案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等。財務資料則由財務部門歸檔管理。
歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經適當?shù)恼�；是傳真件的應復印后以復印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書寫材料；每類建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關圖紙等）完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學分類、立卷和編號；檔案題名應確切反映卷內文件內容，并區(qū)分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；聲像檔案的歸檔要求更為嚴格。
歸檔時間方面，文書檔案在第二年上半年內歸檔；建設項目在竣工驗收后一個月內歸檔；各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內，要將應當歸檔的文件材料交各職能部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。歸檔份數(shù)根據具體情況而定。
2、檔案管理員需要實現(xiàn)檔案信息的'錄入化、智能檢索化以及利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。此外，還需要對電腦系統(tǒng)進行定期維護，為不同的操作人員設置不同的授權代碼，以防止檔案資料的流失。同時，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓，并隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。此外，還需要定期對系統(tǒng)使用人員進行最新的安全技術培訓，以實現(xiàn)安全管理，有效降低網絡信息系統(tǒng)的運行風險。對操作和使用人員進行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統(tǒng)的更新維護。通過定期將相關系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施，確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據的完整。
3、檔案鑒定和銷毀是檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)。檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負責進行，鑒定由物業(yè)經理、檔案資料管理員和有關業(yè)務管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責。鑒定工作人員的任務包括負責制訂本單位檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。確定保管期限原則包括對本單位有長遠利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存；凡是在一定時間內有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。鑒定工作應該定期進行。檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定。如果在鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，單位應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。銷毀檔案的程序包括列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告，由單位主管領導審批，并報告由檔案室保存。檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽章。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對單位造成損失的，將根據國家有關規(guī)定進行處理。
4、檔案管理人員的崗位責任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案。他們還需要堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻。此外，他們需要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風，全心全意的服務精神。他們需要努力研究，鉆研業(yè)務，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創(chuàng)檔案工作新領域。最后，他們需要有民主、團結、互助、友愛、高效的精神風范和工作作風。
檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。
為了規(guī)范資料的歸存、借閱、復印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時歸卷、立卷等方面。同時，他們還應積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內目錄，并對公司檔案所有內容進行備份存檔。
為了保證檔案的安全，檔案管理人員應與企業(yè)簽訂保密協(xié)議，并遵守保密守則。這包括不該說的機密絕對不說，不該問的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，不該記錄的機密絕對不記錄等。此外，他們還應該避免在非保密本上記錄機密資料，在私人通信中涉及機密，以及在公共場所和家屬子女、親友面前談論機密。同時，他們還應該避免在不利于保密的地方存放機密文件和資料，以及不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。
物業(yè)檔案管理制度12
為使公司顧問管理工作有效進行，加強公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：
一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括：專業(yè)書籍、法規(guī)、技術規(guī)范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務活動中產生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業(yè)管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。
二、共用資料宜做成數(shù)據庫，以方便查找。項目資料應按項目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存，由專人進行管理。
三、項目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進行管理，目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分，每個項目內文件按性質進行分類存檔。
四、書面顧問資料的'借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經過公司領導批準后方可借閱。
五、對顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據庫由咨詢部主管設置相應權限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。
六、同一項目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應的目錄。
七、顧問項目結束，該項目所有顧問資料轉移至歷史資料目錄統(tǒng)一進行管理。
八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復印后按項目存檔，特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應注意保存其原始記錄。
九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。
物業(yè)檔案管理制度13
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務檔案按《財務管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經會議討論和領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應有專用硬盤分區(qū)或專用文件夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的.不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。
3.在借閱檔案時應做到以下幾點:
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。
2.鑒定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應該定期進行。
5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對部門造成損失的,將根據國家有關規(guī)定進行處理。
物業(yè)檔案管理制度14
一、 客戶檔案屬絕密文件，任何人均應嚴格執(zhí)行保密制度;
二、 客戶檔案由專人管理，任何人未經客戶書面授權無權向他人提供客戶任何檔案資料及其他相關資料;
三、 如因工作需要查閱客戶相關資料時，必須征得客服主管批準方可查閱;
四、 經客服主管批準查閱資料的人員，在查閱相關信息時，應由客服部檔案管理負責人在驗證領導批示后，方可進行查閱并將相關信息告訴查閱人。嚴禁查閱人自行領出、復印或翻查客戶資料;
五、 客戶資料均應整齊碼放在文件柜內，并粘貼醒目標識以便于查閱，每戶一檔，資料齊全。并及時更新相關資料;
六、 資料檔案柜的鑰匙，由指定客服部檔案管理負責人保存，隨身攜帶，認真交接、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。嚴禁將檔案柜鑰匙隨意亂放及借于他人。
七、 客戶檔案的內容
(一) 經客戶簽署后的《業(yè)主公約》。
(二) 經客戶簽署后的《消防安全責任書》。
(三) 《客戶家庭情況登記表》。
(四) 《鑰匙領用登記表》。
(五) 《客戶入住驗房表》。
(六) 客戶驗房整改銷項記錄
(七) 裝修檔案：裝修施工單位資料、《裝修申請審批表》、簽署后的.《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙、裝修現(xiàn)場巡視記錄等裝修相關文件。
(八) 《違章處理通知單》及處理結果資料。
(九)客戶的有關證件復印件。
(十)客戶產權確認登記(產權證書復印件)。
(十一) 客戶違規(guī)事項與繳費記錄
(十二) 客戶維修記錄
(十三) 客戶與管理處往來文件
(十四) 其他應保存的資料。
(十五) 放行條
(十六) 委托書
物業(yè)檔案管理制度15
1、技術檔案管理各類技術資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。
技術檔案一般可分成四類:物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;
設備的規(guī)范、標準、各項制度及技術標準;
設備新技術信息及資料;
職工技術考核標準及資料。
1.1所有工程技術資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。
1.3未經批準,不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術檔案應保存原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續(xù)。
除圖書外,檔案資料嚴禁帶出大廈。
重要資料只限在資料室內閱讀。
1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準。
借期為一個月,到期應辦理續(xù)借手續(xù)。
圖書不得在個人手中長期持有。
1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。
2、設備登記卡設備登記卡是設備管理的主要依據,每一臺設備都應設立一張登記卡。
為了便于查閱,可按設備系統(tǒng)分別裝訂成冊。
現(xiàn)代化設備管理的一條重要經驗,就是重視對設備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調查和統(tǒng)計,系統(tǒng)地、有計劃地積累分析原始記錄,在調查分析中研究設備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設備能夠達到最高的`綜合效率。
設備登記卡應包括設備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的重要依據,也是設備技術改造、報廢的主要依據。
設備一般每年按設備登記卡進行一次全面的清點核對,應該做到帳物相符。
3用戶設備檔案卡物業(yè)的每套客房可認為是為用戶服務的獨立設備,因此,每一獨立單元需設立一張用戶單元設備檔案卡。
這有利于掌握對用戶設備的完好程度及設備返修率程度的了解。
4質量記錄《設備檔案卡》ed-tb-0309-113《設備編號法則》
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