（通用）文件管理制度
現(xiàn)如今，需要使用制度的場合越來越多，制度是指在特定社會(huì)范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會(huì)關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì)認(rèn)可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實(shí)施機(jī)制三個(gè)部分構(gòu)成。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多，你確定會(huì)寫嗎？下面是小編精心整理的文件管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
文件管理制度1
1、總經(jīng)辦設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的管理工作，對(duì)收到的公文做到及時(shí)拆封、分類、編號(hào)登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會(huì)議通知收到后立即拆封送閱。
2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進(jìn)行送閱，嚴(yán)禁個(gè)人、部門之間自行橫傳。
3、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報(bào)出；要求做到一文一事，按級(jí)上報(bào)，用詞及格式規(guī)范，嚴(yán)禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)。
4、部門或個(gè)人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的.清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理，裝訂成冊(cè)，歸檔。
5、嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)有密級(jí)的文件應(yīng)嚴(yán)加管理，辦理完畢后應(yīng)立即退回，并核點(diǎn)份數(shù)，隨時(shí)存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。
6、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時(shí)報(bào)告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。
文件管理制度2
工程項(xiàng)目文件資料管理制度
�、夙�(xiàng)目部文件資料(含甲方、監(jiān)理及公司主管部門文件資料)，必須及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)單位及相關(guān)人員。
②合同文件，凡由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)簽訂的合同，必須經(jīng)相關(guān)部門審查，報(bào)總經(jīng)理審批簽署后，方可交合同另一方實(shí)施。
③設(shè)計(jì)院、甲方簽署的變更統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位。
④專業(yè)工程師簽認(rèn)的變更(通知)、簽證，由項(xiàng)目經(jīng)理審查上報(bào)甲方簽認(rèn)后，蓋技術(shù)專用章，統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位;
⑤外購件發(fā)至工地由施工員簽收，單據(jù)交由資料員復(fù)印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時(shí)送回公司存檔。從單位發(fā)過來設(shè)備由施工員簽收，項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)。一份返回公司一份施工員管，復(fù)印一份資料員存檔。采購拉來的`配件由施工員簽收打單據(jù)一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
文件管理制度3
文件記錄管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的核心組成部分，它涉及到企業(yè)運(yùn)營的各個(gè)方面，包括但不限于文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索、更新、廢棄等流程，以及記錄的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性的維護(hù)。這項(xiàng)制度旨在確保企業(yè)的信息資源得到有效管理和保護(hù)，提高工作效率，降低風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也為企業(yè)的合規(guī)性和審計(jì)需求提供有力保障。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類體系，對(duì)各類文件進(jìn)行科學(xué)編碼，便于管理和檢索。
2. 文件制作與審批：規(guī)定文件的起草、審核、批準(zhǔn)和簽發(fā)流程，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合法性。
3. 文件存儲(chǔ)與保管：明確文件的存儲(chǔ)介質(zhì)、期限、位置和備份策略，確保文件的安全和完整。
4. 文件使用與借閱：設(shè)定文件的.使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。
5. 文件變更與廢棄：規(guī)定文件修改、替換和廢棄的程序，確保信息的及時(shí)更新。
6. 記錄管理：確保記錄的真實(shí)性、有效性，規(guī)定記錄的保存期限和銷毀程序。
7. 安全與保密：制定信息安全政策，包括訪問控制、加密、備份和恢復(fù)措施，保護(hù)敏感信息。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對(duì)員工進(jìn)行文件記錄管理培訓(xùn)，強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)，并通過審計(jì)和檢查確保制度執(zhí)行。
文件管理制度4
1、學(xué)校各部門對(duì)學(xué)校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級(jí)文件后，由專人拆封，認(rèn)真核對(duì)份數(shù)，統(tǒng)一編號(hào)，及時(shí)登記；向下發(fā)文時(shí)，明確份數(shù)，嚴(yán)格履行發(fā)文登記（簽字）手續(xù)。
3、傳閱文件有專夾。做到及時(shí)，準(zhǔn)確，去向清楚；達(dá)到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴(kuò)大。
4、借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)簽批，本人（借閱者）簽字手續(xù)，閱后及時(shí)歸還。
5、繳毀文件有清單。對(duì)清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件，要設(shè)專柜專人分類保管，存放文件的.室內(nèi)要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準(zhǔn)與其它公文混存，更不準(zhǔn)亂放損壞或丟失。丟失者要追查責(zé)任并予以必要的紀(jì)律處分。
8、上級(jí)召開會(huì)議由領(lǐng)導(dǎo)帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調(diào)動(dòng)工作，事先要把文件交清。
文件管理制度5
外來文件管理制度旨在規(guī)范企業(yè)對(duì)外來信息資源的接收、處理、存儲(chǔ)和銷毀流程，確保信息安全，提高工作效率，并防止?jié)撛陲L(fēng)險(xiǎn)。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與標(biāo)識(shí)：明確外來文件的類別，如合同、報(bào)告、郵件、函件等，并設(shè)定統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。
2. 接收與登記：規(guī)定接收外來文件的渠道和程序，確保文件的完整性和有效性，同時(shí)進(jìn)行詳細(xì)記錄。
3. 審核與審批：設(shè)立審核機(jī)制，對(duì)涉及企業(yè)利益的重要文件進(jìn)行專業(yè)審查和高級(jí)管理層審批。
4. 存儲(chǔ)與管理：制定文件存儲(chǔ)的物理和電子空間標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的安全性和可訪問性。
5. 使用與分享：規(guī)定文件的使用權(quán)限，控制敏感信息的傳播范圍，鼓勵(lì)合理的信息共享。
6. 更新與修訂：對(duì)外來文件進(jìn)行定期更新和修訂，保持信息的`時(shí)效性。
7. 銷毀與歸檔：設(shè)定文件的保存期限，過期文件應(yīng)按照規(guī)定程序安全銷毀，重要文件則歸檔長期保存。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期培訓(xùn)員工，提升其對(duì)外來文件管理的意識(shí)和能力，同時(shí)實(shí)施有效的監(jiān)督機(jī)制。
文件管理制度6
管理制度文件一旨在確保公司的日常運(yùn)營有序、高效，并為員工提供明確的行為指導(dǎo)。它通過規(guī)定職責(zé)、流程、標(biāo)準(zhǔn)和期望，減少了工作中的混亂和誤解，促進(jìn)了團(tuán)隊(duì)協(xié)作，提高了工作效率，同時(shí)也保障了公司的.合規(guī)性和長期發(fā)展。
內(nèi)容概述：
管理制度文件一涵蓋了以下幾個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域：
1、組織架構(gòu)：明確各部門的職能和匯報(bào)關(guān)系，確保信息流動(dòng)順暢。
2、 員工行為準(zhǔn)則：設(shè)定職業(yè)道德和行為規(guī)范，以維護(hù)公司文化和專業(yè)形象。
3、工作流程：定義各項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理步驟，提高工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化程度。
4、員工招聘與培訓(xùn)：規(guī)定招聘流程、入職培訓(xùn)和職業(yè)發(fā)展路徑，確保人才儲(chǔ)備和能力提升。
5、考核與激勵(lì)機(jī)制：設(shè)立績效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)勵(lì)制度，激發(fā)員工積極性。
6、內(nèi)部溝通與信息管理：規(guī)定內(nèi)部溝通渠道和信息共享方式，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。
7、糾紛解決機(jī)制：設(shè)立問題解決和沖突調(diào)解程序，保持工作環(huán)境和諧。
文件管理制度7
物業(yè)工程質(zhì)量管理制度的重要性不言而喻，它直接影響到物業(yè)的使用壽命、業(yè)主的生活質(zhì)量、物業(yè)公司的品牌形象以及物業(yè)資產(chǎn)的.價(jià)值保值增值。良好的工程質(zhì)量可以減少維修成本，提高業(yè)主滿意度，降低投訴率，從而增強(qiáng)物業(yè)的市場競爭力。
文件管理制度8
一、文件管理內(nèi)容緊要包含：上級(jí)函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件，實(shí)在由辦公室負(fù)責(zé)。
二、對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的。核定、登記。
三、本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)適時(shí)送交收進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保管，如職工工作需要借閱的`可復(fù)印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，緊要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
文件管理制度9
文件收、發(fā)管理制度是企業(yè)管理中的基石，旨在確保信息的有效傳遞、安全存儲(chǔ)和合規(guī)使用。它規(guī)范了文件的接收、處理、分發(fā)、存儲(chǔ)和廢棄等環(huán)節(jié)，防止信息失真、泄露或遺失，提高工作效率，保障企業(yè)運(yùn)營的`順暢進(jìn)行。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：建立清晰的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個(gè)文件分配唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 收件處理：規(guī)定收件的接收、登記、審核流程，確保文件的及時(shí)、準(zhǔn)確處理。
3. 發(fā)件審批：設(shè)立文件發(fā)送的審批機(jī)制，控制敏感信息的流出，防止誤發(fā)或非法傳播。
4. 存儲(chǔ)管理：設(shè)定文件的存儲(chǔ)期限、位置和備份策略，保證文件的安全性和可追溯性。
5. 使用權(quán)限：明確各部門及員工對(duì)文件的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的查閱或修改。
6. 文件銷毀：制定文件廢棄的標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保過期或無用文件的妥善處理。
7. 審計(jì)監(jiān)控：定期進(jìn)行文件管理審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問題。
文件管理制度10
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的.書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
文件管理制度11
建立和完善體系文件管理制度應(yīng)采取以下步驟：
1. 需求分析：全面了解企業(yè)的業(yè)務(wù)需求和法規(guī)要求，確定需要制定的.文件類型。
2. 編寫初稿：由專業(yè)團(tuán)隊(duì)起草文件，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和實(shí)用性。
3. 內(nèi)部審查：各部門參與審查，確保文件內(nèi)容與實(shí)際工作相符。
4. 試行與反饋：在一定范圍內(nèi)試行新制度，收集反饋，進(jìn)行必要的調(diào)整。
5. 正式發(fā)布：經(jīng)過修改和完善后，正式發(fā)布并培訓(xùn)員工理解和執(zhí)行。
6. 持續(xù)監(jiān)控：定期評(píng)估制度的效果，及時(shí)更新和優(yōu)化。
在實(shí)施過程中，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極引導(dǎo)，鼓勵(lì)員工參與，確保制度的落地生根。也要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，激勵(lì)員工遵守制度，共同構(gòu)建一個(gè)高效、有序的企業(yè)管理體系。
文件管理制度12
醫(yī)療文件管理制度的重要性不言而喻。
它是保障醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和患者安全的.基礎(chǔ)，確保醫(yī)療信息的準(zhǔn)確無誤。
文件管理符合法律法規(guī)要求，防止信息泄露，保護(hù)患者隱私。
良好的文件管理制度有助于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的內(nèi)部溝通和協(xié)作，提高工作效率。
它為醫(yī)療糾紛的解決提供了客觀依據(jù)，維護(hù)了醫(yī)患雙方的權(quán)益。
文件管理制度13
電子文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.保障信息安全：防止數(shù)據(jù)泄露，維護(hù)企業(yè)利益。
2.提升效率：規(guī)范流程，減少因文件混亂導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)。
3.法規(guī)遵從：滿足法律法規(guī)對(duì)電子文件管理的要求，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
4.知識(shí)傳承：通過有序的歸檔和檢索，促進(jìn)企業(yè)知識(shí)的`積累與傳承。
5.決策支持：準(zhǔn)確、完整的信息有助于企業(yè)做出明智決策。
文件管理制度14
文件管理制度對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營至關(guān)重要：
1. 提升效率：規(guī)范化的文件管理能減少尋找文件的時(shí)間，提高工作效率。
2. 保障信息安全：嚴(yán)格的權(quán)限控制防止信息泄露，保護(hù)企業(yè)利益。
3. 支持決策：準(zhǔn)確、完整的`文件資料為企業(yè)決策提供有力支持。
4. 遵守法規(guī)：符合相關(guān)法律法規(guī)要求，避免因文件管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
5. 傳承知識(shí)：有序的文件歸檔有助于企業(yè)知識(shí)的積累和傳承。
文件管理制度15
(一)總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
2、公文的編號(hào)保管辦公室文書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
�、偕霞�(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
�、诠景l(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
�、劢�(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;
④公司一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等;
�、萦斜４鎯r(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;
�、迏⒓由霞�(jí)召開的`各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
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