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工程檔案的管理制度

時(shí)間：2025-10-17 09:45:24 賽賽管理制度我要投稿

工程檔案的管理制度（通用18篇）

　　在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，制度對(duì)人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。大家知道制度的格式嗎？下面是小編收集整理的工程檔案的管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

工程檔案的管理制度（通用18篇）

　　工程檔案的管理制度 1

　　一、檔案資料的歸檔分類及范圍

　　1.檔案資料的歸檔分類

　　工程建設(shè)檔案主要有公文、工程建設(shè)技術(shù)資料、經(jīng)濟(jì)合同、工程建設(shè)財(cái)務(wù)、行政管理及圖片等幾類。檔案資料應(yīng)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一分類、立卷、歸檔和存放。

　　2.檔案資料的歸檔范圍

　�。�1）省、市政府的來(lái)往公文；

　�。�2）建管處的來(lái)往公文；

　�。�3）建管公司的來(lái)往公文；

　　（4）有關(guān)技術(shù)問(wèn)題的審查、咨詢意見；

　�。�5）會(huì)議文件、記錄等；

　　（6）工程建設(shè)期間形成的工程技術(shù)材料：

　　①招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同及協(xié)議；

　　②設(shè)計(jì)圖紙、施工組織設(shè)計(jì)；

　�、酃こ涕_工報(bào)告、施工方案、施工技術(shù)措施、施工計(jì)劃、報(bào)表等文件；

　�、芙ㄖ牧虾椭虚g產(chǎn)品的合格證、試驗(yàn)報(bào)告，砼、砂漿等配合比的試驗(yàn)報(bào)告；

　�、菰O(shè)計(jì)變更及索賠資料；

　�、奘┕y(cè)量記錄、地質(zhì)勘探資料，基礎(chǔ)處理、隱蔽工程施工記錄等材料；

　�、吖こ藤|(zhì)量、安全、事故及處理情況報(bào)告；

　　⑧施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、工程竣工圖及竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及質(zhì)量評(píng)定等；

　�、峁こ虣C(jī)械設(shè)備、儀器及引進(jìn)的技術(shù)設(shè)備圖紙等；

　�。�7）工程價(jià)款結(jié)算等資料。

　　二、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定

　　為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　1.工程文件接收

　�。�1）各單位提供給工程部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料、來(lái)文通知等）由檔案資料員統(tǒng)一接收。

　　（2）工程部個(gè)人從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律移交檔案資料組進(jìn)行統(tǒng)一歸檔整理。

　　（3）檔案資料組對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

　�。�4）檔案資料組對(duì)收發(fā)工程文件應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā)登記帳（收文簿、發(fā)文簿）

　�。�5）登記完畢的`工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，及時(shí)報(bào)審工程部領(lǐng)導(dǎo)審定，并及時(shí)處理。

　�。�6）對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。

　�。�7）檔案資料組對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案分類登記帳

　　2.工程文件資料發(fā)放

　�。�1）分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料組統(tǒng)一辦理。

　　（2）呈送上級(jí)單位的工程文件由工程部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。

　�。�3）分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺(tái)帳，資料分發(fā)臺(tái)帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤?/p>

　�。�4）為避免工程文件資料分發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單或部門，并及時(shí)通知檔案資料組；檔案資料組按指定名單發(fā)放工程文件資料。

　　3.設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定

　�。�1）設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料組按設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時(shí)傳遞并建立簽收記錄。

　　（2）設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)交檔案資料組歸檔保存，工程結(jié)束后由檔案資料組向設(shè)計(jì)院提供全部設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單的復(fù)印件供設(shè)計(jì)院編制竣工圖。

　　三、工程項(xiàng)目各參與方檔案部門職責(zé)

　　參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、承辦單位）應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)承建、承辦的項(xiàng)目文件

　　材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項(xiàng)目的全部文件。

　　1.建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)對(duì)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期、設(shè)備技術(shù)、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運(yùn)行及驗(yàn)收等全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、組織及匯總整理。

　　2.設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、積累、整理。

　　3.施工單位：整理現(xiàn)場(chǎng)的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、（竣工圖）、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)、工程事故處理文件。

　　4.監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核，特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。

　　四、聲像檔案管理辦法

　　1.建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片（包括反轉(zhuǎn)片）、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。

　　2.建設(shè)單位應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說(shuō)明。

　　3.照片檔案應(yīng)符合以下要求：

　�。�1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；

　�。�2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置；

　�。�3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片（照片）；

　�。�4）使用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工，光學(xué)分辨率不得小于400萬(wàn)有效像素（不允許插值）。

　　4.錄像檔案應(yīng)符合以下要求：

　�。�1）主題明確、內(nèi)容連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；

　　（2）需注明工程項(xiàng)目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設(shè)施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)房、標(biāo)準(zhǔn)層、設(shè)計(jì)特色、建筑特色等；

　�。�3）報(bào)送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質(zhì)的格式）。

　　文字說(shuō)明包括：工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計(jì)單位、施工

　　工程檔案的管理制度 2

　　為對(duì)工程技術(shù)檔案的收集、整理、編目、歸檔及報(bào)送等管理工作實(shí)施有效的控制，特制定本辦法。本辦法由公司工程部負(fù)責(zé)實(shí)施。

　　一、工程技術(shù)檔案資料的內(nèi)容

　　1、施工單位竣工資料：

　　(1)質(zhì)量保證資料；

　　(2)施工技術(shù)資料；

　　(3)施工管理資料；

　　(4)竣工圖；

　　(5)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

　　2、工程監(jiān)理單位監(jiān)理資料：

　　(1)監(jiān)理規(guī)劃；

　　(2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；

　　(3)監(jiān)理月報(bào)(包括各階段性檢查記錄)；

　　(4)工程開、停、復(fù)工令；

　　(5)工程總進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃審批文件；

　　(6)施工組織設(shè)計(jì)審核意見；

　　(7)工作聯(lián)系單；

　　(8)監(jiān)理日志；

　　(9)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：

　　a)工程竣工驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)估報(bào)告及評(píng)定表；

　　b)工程項(xiàng)目施工例會(huì)紀(jì)要；

　　c)工程質(zhì)量檢測(cè)記錄；

　　d)材料、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告；

　　e)監(jiān)理工程進(jìn)度付款審核報(bào)表：

　　f)應(yīng)業(yè)主要求提供的其它專題報(bào)告；

　　3、工程管理資料：

　　(1)施工圖紙等設(shè)計(jì)文件；

　　(2)設(shè)計(jì)變更；

　　(3)初步設(shè)計(jì)圖紙等設(shè)計(jì)文件；

　　(4)工程概算、預(yù)算；

　　(5)工程勘察報(bào)告；

　　(6)文物普探及問(wèn)題坑處理報(bào)告；

　　(7)深基坑支護(hù)設(shè)計(jì)文件；

　　(8)地基(樁基)檢測(cè)報(bào)告；

　　(9)設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同；

　　(10)工程招、投標(biāo)文件；

　　(11)工程綜合驗(yàn)收資料；

　　(12)工程竣工驗(yàn)收資料；

　　(13)工程報(bào)建報(bào)審資料；

　　(14)工程部與公司、監(jiān)理單位、施工單位的工作聯(lián)系單；

　　(15)工程技術(shù)資料發(fā)文記錄；

　　(16)向公司提交的'專題報(bào)告；

　　(17)結(jié)構(gòu)試驗(yàn)、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。

　　二、工程技術(shù)資料編制要求

　　1、原則工程技術(shù)資料嚴(yán)格按照《建設(shè)工程技術(shù)整編評(píng)定統(tǒng)一規(guī)定》進(jìn)行編制并及時(shí)歸檔。

　　2、要求

　　(1)施工單位資料由施工單位按以上《規(guī)定》編制，監(jiān)理單位定期檢查施工資料的質(zhì)量，按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。

　　(2)監(jiān)理資料嚴(yán)格按監(jiān)理規(guī)范的要求編制。

　　(3)工程管理資料由工程部按相關(guān)規(guī)范、規(guī)定的要求編制。

　　三、工程竣工資料的審查

　　1.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審查施工單位竣工資料的完整性、真實(shí)性。

　　2.工程部負(fù)責(zé)復(fù)核施工單位資料并審查監(jiān)理單位的竣工資料。

　　3.經(jīng)監(jiān)理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質(zhì)檢站。

　　四、竣工資料的報(bào)送

　　1、工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，施工單位將竣工資料報(bào)送市城建檔案館一套，建設(shè)單位兩套存檔。

　　2、施工單位憑政府主管部門開具的竣工資料收據(jù)，方可與建設(shè)辦理竣工結(jié)算付款手續(xù)。

　　工程檔案的管理制度 3

　　第一章總則

　　1.1項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有重要作用；為強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)實(shí)際情況，制定本規(guī)定。

　　1.2本制度適用于公司及子公司工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造和安裝的文件編制、歸檔、收集和管理。

　　1.3項(xiàng)目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項(xiàng)目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。

　　1.4項(xiàng)目部根據(jù)工程項(xiàng)目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

　　第二章工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)

　　2.1項(xiàng)目部是公司項(xiàng)目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的所有相關(guān)文件；并對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊(cè)。

　　2.2現(xiàn)場(chǎng)工作組是項(xiàng)目部的下屬部門，受項(xiàng)目部直接領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)收集整理現(xiàn)場(chǎng)施工、工程預(yù)算、工程變更、付款、結(jié)算、決算、驗(yàn)收等相關(guān)信息。接收和審查施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并統(tǒng)一整理接收的資料。

　　2.3檔案室接收項(xiàng)目部移交的工程檔案，并進(jìn)行分類、整理和管理，負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)和借閱。

　　第三章項(xiàng)目工程檔案管理流程

　　3.1工程項(xiàng)目檔案是指導(dǎo)工程項(xiàng)目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的重要依據(jù)，是繼承工程項(xiàng)目知識(shí)的重要手段，因此工程項(xiàng)目檔案管理先明確責(zé)任；項(xiàng)目部根據(jù)工程特點(diǎn)，明確項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的過(guò)程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。

　　3.2從項(xiàng)目開始立項(xiàng)，項(xiàng)目部制定工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人，工程項(xiàng)目施工前由項(xiàng)目部指定人員收集立項(xiàng)、選定工程合作單位、設(shè)計(jì)、預(yù)算等相關(guān)資料，從項(xiàng)目施工至竣工驗(yàn)收階段由現(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。

　　3.3資料收集員在收集工程資料后，應(yīng)按項(xiàng)目的邏輯對(duì)工程資料進(jìn)行整理，并及時(shí)收集缺失的資料，使工程資料完整、有邏輯。

　　3.4根據(jù)工程的特點(diǎn)，現(xiàn)場(chǎng)工作人員將在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候向項(xiàng)目部移交工程資料，由項(xiàng)目部統(tǒng)一整理、登記、編號(hào)、組卷。根據(jù)其邏輯順序，對(duì)資料進(jìn)行分類保存，并對(duì)保存的資料進(jìn)行標(biāo)記，以便于管理和查詢。

　　3.5項(xiàng)目部統(tǒng)一移交資料后，重要的和日常使用的資料應(yīng)及時(shí)歸檔，便于資料的使用。項(xiàng)目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項(xiàng)目部保留復(fù)印件。

　　檔案室應(yīng)對(duì)項(xiàng)目部移交的資料進(jìn)行登記，并將移交的工程資料單獨(dú)分類存放。

　　3.6檔案管理人員應(yīng)做好借閱管理工作。原始資料一般不允許借閱，借閱的復(fù)印件供借閱者使用。因特殊原因需要對(duì)外報(bào)送的文件，要做好說(shuō)明，并注明理由。

　　工程項(xiàng)目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時(shí)通知借閱人，按期歸還。

　　第四章項(xiàng)目工程檔案管理

　　4.1工程項(xiàng)目文件是在項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件等。

　　4.2工程檔案從立項(xiàng)到驗(yàn)收交付過(guò)程中，建設(shè)、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動(dòng)向現(xiàn)場(chǎng)人員移交相關(guān)資料；同時(shí)，檔案收集人員應(yīng)收集并督促資料移交人員及時(shí)移交資料，工程資料應(yīng)先收集、整理、分類，再移交給項(xiàng)目部，由項(xiàng)目部統(tǒng)一整理、分類。項(xiàng)目的每個(gè)環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，項(xiàng)目部將需要?dú)w檔的文件移交給公司檔案室。

　　4.3檔案收集工作的要求

　�。�1）認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案的原則；

　�。�2）遵循檔案的自然形成規(guī)律；

　�。�3）保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確；

　　（4）認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時(shí)補(bǔ)齊；

　　(5)資料移交方和接收方必須做好資料的備份。

　　4.4工程項(xiàng)目資料的收集管理

　　4.4.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件（施工前）以及設(shè)備，工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向項(xiàng)目部移交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。

　　4.4.2項(xiàng)目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場(chǎng)工作組；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項(xiàng)目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場(chǎng)工作組。

　　4.4.3在工程竣工驗(yàn)收階段，承包商負(fù)責(zé)收集和整理工程竣工資料，并提交給現(xiàn)場(chǎng)工作組；現(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)竣工驗(yàn)收階段所有資料的收集和整理。

　　4.4.4反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)工程項(xiàng)目檔案。收集范圍包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗(yàn)收文件。

　　4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。

　　4.5工程項(xiàng)目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動(dòng)移交相結(jié)合，在資料收集整理過(guò)程中，對(duì)形成的項(xiàng)目工程文件進(jìn)行鑒別，包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。

　　4.6項(xiàng)目工程檔案的分類要求

　�。�1）檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項(xiàng)目活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)；

　　（2）在公司各類工程項(xiàng)目中，同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致；

　　（3）分類層次，類目要簡(jiǎn)明，不宜過(guò)多過(guò)繁；

　　(4)分類應(yīng)按專業(yè)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范。

　　4.7檔案整理遵循項(xiàng)目檔案的自然形成規(guī)律，保持項(xiàng)目檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案的原始整理依據(jù)，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理，便于保管和利用。

　　4.7.1工程項(xiàng)目的`前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。

　　4.7.2勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按工程項(xiàng)目整理。

　　4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項(xiàng)目工程的專業(yè)，階段整理；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

　　4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、調(diào)試和維修中形成的文件應(yīng)按項(xiàng)目進(jìn)行整理。

　　4.8項(xiàng)目檔案案卷管理

　　4.8.1論文的構(gòu)成應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和完整特征，保持論文中文件的有機(jī)聯(lián)系，做到分類科學(xué)，論文構(gòu)成合理；法律文件和手續(xù)齊全。滿足檔案管理的要求。

　　4.8.2基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。

　　4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購(gòu)設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。

　　4.8.4項(xiàng)目檔案號(hào)，要反映項(xiàng)目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項(xiàng)目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致；項(xiàng)目檔案號(hào)應(yīng)力求簡(jiǎn)明，不要過(guò)于復(fù)雜繁瑣。

　　項(xiàng)目檔案號(hào)=分類號(hào)+案卷順序號(hào)。

　　4.9項(xiàng)目文件的編目包括登記號(hào)、登記日期、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記錄、備注等。

　　4.10工程項(xiàng)目資料的更改

　　4.10.1當(dāng)工程項(xiàng)目文件需要更改時(shí)，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說(shuō)明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

　　4.10.2文件的更改原則上應(yīng)由原批準(zhǔn)人或按項(xiàng)目管理制度的要求進(jìn)行審批，更改后已審批的文件應(yīng)及時(shí)移交給檔案收集管理員，由收集員移交給上級(jí)管理部門或檔案室，并做好更改備注。

　　4.11工程項(xiàng)目檔案的借閱

　　需要臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)印件，借閱后必須及時(shí)歸還，《工程借閱記錄》，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說(shuō)明原因。

　　4.12項(xiàng)目工程檔案的保管期限由項(xiàng)目部根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定而制定，在項(xiàng)目部將資料歸檔移交檔案室時(shí)明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請(qǐng)，項(xiàng)目部決定其銷毀與否。

　　4.13工程項(xiàng)目合同管理

　　項(xiàng)目合同是項(xiàng)目的重要信息。作為項(xiàng)目實(shí)施和工程價(jià)款支付的基礎(chǔ)，現(xiàn)場(chǎng)工作組、項(xiàng)目部和檔案管理人員應(yīng)是項(xiàng)目管理的重點(diǎn)。

　　項(xiàng)目合同一經(jīng)批準(zhǔn)簽訂，項(xiàng)目部將組織相關(guān)人員收集移交檔案室，并通知做好留底工作。

　　工程變更后如需變更或補(bǔ)充合同，項(xiàng)目部應(yīng)在合同修改或補(bǔ)充審批后通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。

　　第五章附則

　　5.1本制度由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)解釋。

　　5.2本制度由項(xiàng)目部制定、修改，自總裁批準(zhǔn)之日?生效實(shí)施。

　　工程檔案的管理制度 4

　　1、所有的工程設(shè)備檔案由工程組文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類：強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、機(jī)管，統(tǒng)一存放檔案盒并貼上標(biāo)簽。

　　3、檔案及圖紙是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。需銷毀的資料應(yīng)由總工程師及系統(tǒng)工程師組成鑒定小組研究后決定。

　　4、借閱檔案須經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的工程師以上人員批準(zhǔn)，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續(xù)借的要重新登記。

　　二、維修檔案管理制度

　　1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統(tǒng)一管理。

　　2、設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電、弱電、機(jī)管、空調(diào)、裝修分類。

　　3、檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。

　　4、文員根據(jù)返回工程組的維修單，當(dāng)天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的“維修管理”項(xiàng)目。

　　5、文員每天核對(duì)發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。

　　6、文員每月對(duì)維修檔案記錄表、維修單等進(jìn)行整理，并分類歸檔。

　　7、維修檔案作為評(píng)估大廈設(shè)備運(yùn)行情況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存。

　　保存期限一般為一年，重大維修項(xiàng)目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由總工程師、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。

　　工程檔案的管理制度 4

　　為了更好的規(guī)范工程資料、文件、設(shè)計(jì)圖紙的保管、發(fā)放和使用，根據(jù)公司檔案資料及圖紙數(shù)量的實(shí)際情況，本著為工程服務(wù)的原則，合理利用檔案資源，達(dá)到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細(xì)則。

　　一、收集范圍

　　從工程項(xiàng)目建議書始到工程竣工決算止所有與工程有關(guān)的，具有保存價(jià)值的文字、資料、圖紙、圖標(biāo)、聲像各種載體的文件材料等。

　　二、工程資料、檔案的保管

　　1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》及公司的有關(guān)制度，嚴(yán)守公司檔案管理制度和保密守則，保護(hù)公司的合法權(quán)益。

　　2、及時(shí)將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類，編寫目錄，裝訂成冊(cè)，在保管過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。

　　3、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

　　4、檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。

　　5、做好檔案的“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。

　　6、保存的工程檔案每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　三、工程資料、檔案借閱

　　1、有關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續(xù)。

　　2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續(xù)。

　　3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并約定歸還日期，由管理員按期追還，需續(xù)借的要重新登記，借閱人應(yīng)做好外借檔案保管工作。

　　4、原件原則上不外借。

　　5、查閱、借用檔案，應(yīng)保證檔案完好無(wú)損，嚴(yán)禁撕損、涂改、抽頁(yè)、沾污（包括劃線、畫圖等、檔案資料。

　　6、允許復(fù)印的'檔案，應(yīng)在登記時(shí)注明復(fù)印的名稱和份數(shù)。

　　四、施工圖紙的接收、登記

　　1、施工圖紙從設(shè)計(jì)院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設(shè)計(jì)合同規(guī)定接收設(shè)計(jì)院分發(fā)的施工圖紙，準(zhǔn)確核對(duì)后，按專業(yè)分類、編號(hào)，并將目錄輸入微機(jī)。

　　2、工程施工過(guò)程出現(xiàn)的變更文件等相關(guān)設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發(fā)放。

　　五、施工圖紙的發(fā)放、借閱

　　1、招標(biāo)代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標(biāo)結(jié)束后，3日內(nèi)送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發(fā)放由管理員按中標(biāo)通知書通知有關(guān)單位領(lǐng)取。

　　2、施工單位等部門的圖紙接收人為公司負(fù)責(zé)人。 3、圖紙發(fā)放由資料室辦理發(fā)放手續(xù)，接收人核查無(wú)誤后進(jìn)行簽字、領(lǐng)取。

　　4、對(duì)于已領(lǐng)取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。

　　5、公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進(jìn)行借閱登記，由各自部門領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可，借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)七天。

　　6、檔案室存檔的圖紙?jiān)瓌t上不予借出，特殊情況下如需借閱，經(jīng)公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。

　　7、圖紙變更單執(zhí)行上述規(guī)定。

　　六、作廢圖紙的處置

　　對(duì)施工中由于變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審查，由主管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布變更通知，資料室通知各使用部門將舊圖紙交回資料室后，按領(lǐng)用程序重新領(lǐng)用新圖紙。回收的作廢圖紙，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

　　七、工程竣工后

　　根據(jù)建設(shè)局檔案室及質(zhì)檢站有關(guān)的要求，由檔案室對(duì)圖紙、資料進(jìn)行整理、移交、備案。

　　八、相關(guān)記錄表式

　　1、收文登記表

　　2、發(fā)文登記表

　　3、借閱登記表

　　4、廢圖回收登記表

　　工程檔案的管理制度 5

　　一、總則

　　第一條為了加強(qiáng)管理，完善文書檔案管理工作，使其更好地為公司的各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及省建設(shè)廳的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，在堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則基礎(chǔ)上，特制定本辦法。

　　第二條文書檔案工作是企業(yè)管理工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，必須高度重視。

　　二、文書的管理

　　第三條文件的傳送和借閱

　　1、上下級(jí)及平行單位對(duì)我公司發(fā)、送、報(bào)的文件，統(tǒng)一由綜合辦公室編號(hào)、登記、簽批送閱意見。各部門收到的文件也要送綜合辦公室編號(hào)、登記。

　　2、傳閱的文件由文書負(fù)責(zé)傳遞，一般文件要在三天內(nèi)傳閱完畢，急件要在一天內(nèi)傳閱完畢。

　　3、凡領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，承辦單位和承辦人應(yīng)按期辦理完畢，將辦理結(jié)果填寫后及時(shí)歸還。

　　4、因工作需要借閱的文件，辦理借閱手續(xù)后一周內(nèi)歸還，閱文時(shí)不得在文件上涂抹、寫字、作標(biāo)記。查閱有關(guān)秘密文件，必須經(jīng)總經(jīng)理審批，否則不外借。

　　三、檔案的管理

　　第四條由綜合辦公室設(shè)專人負(fù)責(zé)文件、資料的歸檔、管理及利用。

　　第五條文件、資料的歸檔范圍：上級(jí)文件、公司所發(fā)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、原始憑證、各類合同、協(xié)議、預(yù)決算成果報(bào)告書、照片、圖像、聲像、證書、實(shí)物、公司人員外出考察、學(xué)習(xí)、開會(huì)的材料及其它有保存價(jià)值的資料。

　　第六條對(duì)接收的檔案資料，管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行加工、整理、選冊(cè)、分類、排架等科學(xué)化管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建檔。

　　第七條按公司檔案形成規(guī)律編制總賬、分類目錄、底圖目錄和其它必須的檢索工具，加蓋檔案專用章。檔案分為短期（五年）、中期（十五年）、長(zhǎng)期三種。

　　第八條各部門應(yīng)積極協(xié)助檔案管理人員做好相關(guān)檔案的收集、整理工作，將簽訂項(xiàng)目的合同、協(xié)議書及成果報(bào)告書等資料交綜合辦公室檔案管理人員歸檔，任何部門或個(gè)人不得長(zhǎng)期保存應(yīng)歸檔材料，因拒絕交檔案給公司造成直接或間接經(jīng)濟(jì)損失的，由所在部門或個(gè)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。同時(shí)，各部門應(yīng)建立項(xiàng)目檔案光盤管理制度，便于查閱。

　　第九條檔案管理應(yīng)符合檔案保護(hù)技術(shù)要求，認(rèn)真做好防盜、防火、防塵等預(yù)防工作。

　　第十條檔案管理人員職責(zé)：

　　1、樹立良好的職業(yè)道德，忠于職守，不斷提高專業(yè)知識(shí)及業(yè)務(wù)水平，認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好檔案管理工作。

　　2、積極主動(dòng)的為公司各部門提供服務(wù)，充分實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)用價(jià)值，提高檔案的利用率。

　　3、嚴(yán)格遵守保密制度及檔案管理有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格查（借）閱手續(xù)，提高警惕，嚴(yán)防檔案泄密或丟失。

　　四、檔案的形成與歸還時(shí)間

　　第十條文件材料的歸檔要求：

　　1、必須完整準(zhǔn)確。

　　2、所用紙張必須符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)規(guī)定。

　　3、字跡工整、嚴(yán)禁草體、錯(cuò)別字。

　　4、必須按一定的程序進(jìn)行審批。

　　第十一條文件材料的歸檔時(shí)間：

　　1、當(dāng)年的外來(lái)文件及公司制發(fā)文件，在該年底整理歸檔。

　　2、財(cái)務(wù)憑證材料，每年整理歸檔一次。

　　3、各類合同、協(xié)議、預(yù)、決算成果報(bào)告書，在合同執(zhí)行結(jié)束后即整理歸檔。合同、協(xié)議、委托方提供的技術(shù)資料裝訂成冊(cè)；成果文件保存書面資料一套，電子版文件刻錄光盤一套，計(jì)算書手稿裝訂成冊(cè)，計(jì)算、校對(duì)、審核人員簽字齊全。

　　4、照片、圖像、聲像、證書、實(shí)物及中心人員外出考察、學(xué)習(xí)、開會(huì)帶回的材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔。

　　第十二條檔案借閱的規(guī)定：

　　1、凡公司員工均可借閱本人職責(zé)范圍內(nèi)的檔案材料，如超越本人職責(zé)范圍，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　2、查閱檔案必須登記，由分管綜合辦公室主任簽字，寫明要查閱的檔案卷號(hào)名稱及用途。

　　3、查檔人員與檔案員應(yīng)對(duì)所查閱的檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，當(dāng)面核對(duì)，歸還時(shí)也應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)破損或缺頁(yè)時(shí)，要落實(shí)責(zé)任，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)處理。

　　4、查檔人需長(zhǎng)期使用檔案時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，予以復(fù)印。

　　五、附則

　　第十二條本管理制度在執(zhí)行過(guò)程中可根據(jù)公司發(fā)展的實(shí)際情況，通過(guò)股東會(huì)議予以修訂。

　　第十三條本管理制度自頒布之日起執(zhí)行。

　　六、保密制度措施

　　第1條為保證本公司執(zhí)業(yè)信譽(yù)，在公眾中樹立良好的職業(yè)形象，維護(hù)客戶和本公司的利益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及國(guó)家有關(guān)法律、行政規(guī)章、部門規(guī)章、規(guī)范化文件，結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定如下制度。

　　第2條本公司工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T均應(yīng)遵守執(zhí)行本制度。

　　第3條工程造價(jià)咨詢項(xiàng)目的清查、核實(shí)、審計(jì)、估算階段完成以后，各工程造價(jià)咨詢成員的工作底稿、有關(guān)的數(shù)據(jù)資料，應(yīng)無(wú)保留地交與報(bào)告復(fù)核人。報(bào)告復(fù)核人應(yīng)將工程造價(jià)咨詢報(bào)告及咨詢業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的'所有原始資料整理后，交與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。工程造價(jià)咨詢報(bào)告及所有工作底稿經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查后，再由報(bào)告復(fù)核人整理歸檔，未歸檔的資料及時(shí)銷毀。

　　第4條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T除非得到客戶的書面許可或依法律、法規(guī)要求公布的，不得將任何資料和情況提供或泄露給第三者。

　　第5條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友及任何第三者面前談?wù)撆c工程造價(jià)咨詢項(xiàng)目有關(guān)的情況。

　　第6條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得攜帶工程造價(jià)相關(guān)資料游覽、參觀、探親、訪友，不得在公共場(chǎng)所展示客戶資料。

　　第7條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得在不利于保密的地方存放和使用有關(guān)工程造價(jià)咨詢資料。

　　第8條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得泄露本公司的工作方針、經(jīng)營(yíng)原則、發(fā)展規(guī)劃及有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和內(nèi)部掌握的政策和策略。

　　第9條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T未經(jīng)同意不得將未完成的工程造價(jià)咨詢工作帶回家作業(yè)。

　　第10條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得擅自將本公司工程造價(jià)咨詢依據(jù)資料外借。

　　第11條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T查閱有關(guān)的工程造價(jià)咨詢檔案，須經(jīng)本公司業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人同意辦理相關(guān)手續(xù)后方可查閱。

　　第12條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得泄露本公司開發(fā)重要社會(huì)活動(dòng)的情況。

　　第13條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T除非接受有關(guān)主管部門或協(xié)會(huì)檢查不得將本公司的造價(jià)管理制度、操作規(guī)范、工作底稿范本等科研成果提供或泄露給本公司以外的單位或個(gè)人；在與同行經(jīng)驗(yàn)交流，或向公開媒體投稿時(shí)應(yīng)就披露的內(nèi)容事先征得負(fù)責(zé)人書面同意，除工作需要，不得將上述資料私自帶出公司，不得擅自復(fù)制、抄錄。

　　工程檔案的管理制度 6

　　1、項(xiàng)目設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目的收文、發(fā)文登記。

　　2、部門使用的'資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管；長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。

　　3、所有文件必須按照檔案管理及項(xiàng)目有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。

　　4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必須為原件。

　　6、涉及到經(jīng)濟(jì)方面的設(shè)計(jì)變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營(yíng)部門提供一份原件進(jìn)行保存。

　　7、合同文件由經(jīng)營(yíng)部門控制、保存和發(fā)放。

　　8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對(duì)檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。

　　9、對(duì)已歸檔的文件借閱時(shí)，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)。

　　10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應(yīng)在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調(diào)動(dòng)或其他原因不在項(xiàng)目工作時(shí)，應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

　　12、工程竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目應(yīng)及時(shí)將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項(xiàng)目工程部歸檔。

　　工程檔案的管理制度 7

　　第一節(jié)目的

　　為了規(guī)范工程文件資料管理，明確工程中有關(guān)文件資料的范圍、接收、分發(fā)、回收、存檔的具體工作程序，劃分各部門的職責(zé)，確保各有關(guān)方均能及時(shí)獲得，順利進(jìn)行工作，以利工程建設(shè)和竣工移交，特制定本資料管理制度。

　　第二節(jié)適用范圍

　　本管理制度適用于房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目的全過(guò)程（前期、中期、后期）。

　　第三節(jié)職責(zé)

　　1、負(fù)責(zé)本部門文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。

　　2、負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的初審、督促實(shí)施，以及相關(guān)文件的歸檔管理。

　　3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)中工程文件資料的收集、積累和完整、準(zhǔn)確地掌握工程施工的情況，以及竣工資料的收集、整理。

　　4、管理好領(lǐng)用的工程文件，回收、整理、移交文件。

　　5、負(fù)責(zé)施工單位、監(jiān)理公司、質(zhì)檢單位等的相關(guān)工程文件，進(jìn)行回復(fù)、收集、歸檔。

　　6、負(fù)責(zé)本公司總工辦、施工單位等相關(guān)部門文件資料的收集、傳遞、回復(fù)、歸檔。

　　第四節(jié)管理內(nèi)容及要求

　　一、文件資料的接收、分發(fā)

　　1、對(duì)施工方、監(jiān)理方、總工辦等相關(guān)單位或部門發(fā)送至我部門的文件資料進(jìn)行整理、分類、歸檔。

　　2、將整理完畢的圖紙資料，經(jīng)有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按規(guī)定的份數(shù)分發(fā)至相關(guān)單位，并做好發(fā)放記錄。

　　二、標(biāo)識(shí)、版本更新、設(shè)計(jì)變更

　　1、設(shè)計(jì)及材料、設(shè)備文件均應(yīng)在每張圖上做明顯狀態(tài)標(biāo)識(shí)，以確認(rèn)是否為有效版本。

　　2、名稱相同的改版文件，如是整卷冊(cè)（整袋）改版的則在圖紙袋上加注版次，如是對(duì)前版文件某一張（某幾張、某一部分）進(jìn)行改版的，要在文件袋上清楚的注明將前卷冊(cè)文件哪一張（哪幾張，哪一部分）作廢更換。

　　3、對(duì)于發(fā)送至工程部的設(shè)計(jì)變更通知單，工程部將對(duì)設(shè)計(jì)變更通知單分類、編號(hào)、登記。原件歸檔，同時(shí)按照有關(guān)要求發(fā)放給有關(guān)單位，并做好收發(fā)記錄。

　　三、圖紙資料的補(bǔ)遺和索賠

　　1、圖紙資料如遇交付清單不符或短缺，難以辯認(rèn)等問(wèn)題時(shí)，工程部應(yīng)立即通知總工辦，由總工辦函告設(shè)計(jì)方限期補(bǔ)齊和更換。

　　2、如圖紙資料末按合同日期提供，工程部應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司相關(guān)部門，督促落實(shí)。

　　四、圖紙不符的處理

　　1、收到圖紙資料，如果認(rèn)為該圖紙資料與工程項(xiàng)目不符不能執(zhí)行應(yīng)注明原因，及時(shí)將圖紙資料送還總工辦。

　　2、如問(wèn)題涉及甲供材料、設(shè)備制造廠商。工程部及時(shí)督促總工辦物資采購(gòu)人員協(xié)調(diào)解決并負(fù)責(zé)與材料、設(shè)備廠商聯(lián)系處理。

　　五、對(duì)單位、分部（分項(xiàng)）工程的有關(guān)要求

　　1、工程部所有文件按單位工程或分部（分項(xiàng)）工程分類，并在工程的施工組織過(guò)程中不斷補(bǔ)充、完善。單位分部（分項(xiàng)）工程竣工驗(yàn)收、分部試運(yùn)前應(yīng)組編完畢，并作為竣工、試運(yùn)必要條件，不符合要求者不予驗(yàn)收。

　　2、文件應(yīng)齊全、規(guī)范、完整、符合要求，歸檔文件資料要字跡清晰，圖面整潔。編制文件資料應(yīng)使用微機(jī)打印或黑墨水或藍(lán)黑墨水書寫。

　　3、在竣工后移交給有關(guān)單位和部門。有關(guān)人員對(duì)竣工資料的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收等鑒定合格，檔案管理人員逐項(xiàng)檢查，全部合格后接收資料，由工程部保管，歸檔文件應(yīng)為原件。

　　六、施工、調(diào)試文件的審查。

　　1、當(dāng)施工方、調(diào)試方的施工專業(yè)文件資料、資質(zhì)文件資料及工程合約等準(zhǔn)備就緒時(shí)，應(yīng)由施工方、調(diào)試方單位負(fù)責(zé)人或法人代表審核、蓋章（簽字）確定，資料文件上報(bào)交監(jiān)理方審核、確定后交工程部審核備案。

　　七、工程文件資料的借閱、復(fù)印

　　1、工程文件資料需要借閱時(shí)，應(yīng)由借閱人填寫《工程文件資料借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)借閱人所屬部門或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，簽字確認(rèn)，工程文件資料借閱即借即還不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區(qū)域之外。

　　2、工程文件資料原則上不允許復(fù)印，因工程需要必須復(fù)印時(shí)，由當(dāng)事人填寫《工程文件資料復(fù)印申請(qǐng)單》經(jīng)借閱人所屬部門或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，簽字確認(rèn)，方可復(fù)印。復(fù)印件按照受控文件控制要求執(zhí)行。

　　八、工程技術(shù)檔案資料編制要求

　　1、工程技術(shù)資料主要?jiǎng)澐譃槲孱悾?/p>

　　①工程質(zhì)量保證資料；

　　②工程分部分項(xiàng)（觀感質(zhì)量評(píng)定）評(píng)定資料；

　　③工程技術(shù)資料；

　�、苁┕す芾碣Y料；

　�、菘⒐べY料（竣工圖）。

　　2、工程技術(shù)資料的編制，應(yīng)隨施工進(jìn)度反映工程質(zhì)量。新工藝的實(shí)施，新結(jié)構(gòu)的試驗(yàn)，地基檢測(cè)，現(xiàn)場(chǎng)安全，文明施工，工程相關(guān)的照片，音像資料，能夠反映工程的實(shí)施情況。資料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定裝訂，每?jī)?cè)資料應(yīng)有名稱、目錄、頁(yè)碼、說(shuō)明，以便查找核實(shí)。凡引用復(fù)印資料必須有復(fù)印時(shí)間，日期，復(fù)印人簽字，復(fù)印單位的公章，并注明原件存放的位置和索引。

　　3、工程技術(shù)資料的編制流程：工程技術(shù)資料應(yīng)采用國(guó)家統(tǒng)一的'格式、表格。

　　對(duì)于工程質(zhì)量保證資料、工程分部分項(xiàng)評(píng)定資料、工程技術(shù)資料，應(yīng)先由施工單位按照相關(guān)規(guī)定編制、填寫，然后報(bào)監(jiān)理公司審核。監(jiān)理公司根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行復(fù)核、確認(rèn)，再由監(jiān)理公司向建設(shè)單位工程部申報(bào)。建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理公司上報(bào)的工程技術(shù)資料進(jìn)一步審核，根據(jù)資料的類型交相關(guān)負(fù)責(zé)人，包括總工辦（材料部、造價(jià)部）各專業(yè)工程師的核實(shí)、給予簽認(rèn)，并留檔備查，同時(shí)復(fù)回監(jiān)理公司。對(duì)建設(shè)單位不須確認(rèn)的工程資料，工程部存檔即可返回。

　　對(duì)于施工管理資料，工程竣工資料，施工單位應(yīng)向監(jiān)理公司申報(bào)，經(jīng)監(jiān)理公司審查后會(huì)同監(jiān)理公司的資料統(tǒng)一上報(bào)建設(shè)單位，建設(shè)單位統(tǒng)一審查、歸檔、移交社會(huì)檔案管理中心。

　　4、工程技術(shù)資料應(yīng)隨施工進(jìn)度同步收集、整理、整編，應(yīng)做到齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)、可信，不得弄虛作假，對(duì)確認(rèn)歸檔的資料，不得涂改、刪除、更換，工程資料由工程部專人負(fù)責(zé)。

　　九、工程部檔案資料入檔序目

　　1、工程招投標(biāo)資料

　　a、招標(biāo)文件；

　　b、招標(biāo)答疑；

　　c、標(biāo)外文件；

　　d、商務(wù)標(biāo)；

　　e、技術(shù)標(biāo)；

　　f、中標(biāo)通知書

　　2、工程竣工資料由施工單位按當(dāng)?shù)貦n案部門規(guī)定順序整理。如：前期資料及設(shè)計(jì)變更圖紙會(huì)審記錄（原件）、各種檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)資料、分部分項(xiàng)自檢資料、竣工驗(yàn)收資料、竣工驗(yàn)收備案表（原件）等。

　　3、竣工圖（有竣工圖章內(nèi)容齊全）

　　4、竣工工程結(jié)算書（造價(jià)咨詢單位審查三家蓋章）

　　入檔的文件資料要按照有序、成卷、分類存放，便于查詢、有條件利用的原則進(jìn)行保管。

　　十、工程部檔案資料的銷毀

　　工程部接收施工單位報(bào)來(lái)的竣工工程檔案資料，在本部存放時(shí)間為3年（從工程竣工備案之日起），期滿后由工程部綜合業(yè)務(wù)主辦人員辦理相關(guān)手續(xù)，負(fù)責(zé)移交給綜合辦檔案室。

　　工程部移交給綜合辦公室的檔案，按照檔案管理規(guī)定管理期限為50年，需要銷毀時(shí)要辦理銷毀手續(xù)，逐級(jí)審批，監(jiān)督銷毀。

　　工程檔案的管理制度 8

　　一、凡是在遠(yuǎn)程教育工作中形成的各種工作表冊(cè)等資料均在歸檔管理范圍。

　　二、遠(yuǎn)程教育工作資料應(yīng)按照省《評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》中各級(jí)指標(biāo)要求依時(shí)間順序分類歸檔存放。

　　三、各種表冊(cè)應(yīng)按學(xué)期整理，并按學(xué)期形成遠(yuǎn)程教育工作總結(jié)材料，加裝封皮后歸入檔案盒保管。

　　四、歸入檔案的`遠(yuǎn)程教育工作資料內(nèi)容要求真實(shí)、詳細(xì)，并有相關(guān)人員的簽名和具體時(shí)間。

　　五、文字檔案在管理中要防潮、防鼠、防蟲，音像磁帶、光盤、照片類檔案資料應(yīng)編寫目錄造冊(cè)登記，并注意防磁、防霉變，必要時(shí)要進(jìn)行技術(shù)處理。

　　六、檔案管理人員（一線教師）在工作中應(yīng)注意遠(yuǎn)程教育工作資料的收集和整理，以保證工作資料的完整。

　　七、如果管理人員因工作變動(dòng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，遠(yuǎn)程教育資料檔案管理人員應(yīng)將檔案完整移交給接替人員，不得隨意處理。

　　工程檔案的管理制度 9

　　為做好工程檔案管理工作，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。

　　一、工程檔案工作要與工程建設(shè)同步。

　　二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內(nèi)容真實(shí)，不修正涂改，不弄虛作假，并確保及時(shí)性、連貫性。

　　三、工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監(jiān)理審查和保管工作。

　　四、各參建單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理工程檔案資料。

　　五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的`語(yǔ)言或模棱兩可的語(yǔ)句進(jìn)行定性評(píng)定。

　　六、做好工程聲像資料。參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄像等聲像材料的收集，工程建設(shè)重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

　　七、施工單位隨時(shí)檢查有關(guān)檔案材料的收集和整理情況，對(duì)于各階段各類檔案達(dá)不到要求的，要限期整改，整改后仍不合格的，施工單位不退還工程質(zhì)量保證金。

　　八、按照《工程檔案管理?xiàng)l例》及相關(guān)規(guī)范和規(guī)定進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

　　工程檔案的管理制度 10

　　1、工程技術(shù)資料是為建筑施工提供指導(dǎo)和施工質(zhì)量、管理情況進(jìn)行記載的技術(shù)文件。也是竣工后予存查或移交建設(shè)單位作為技術(shù)檔案的原始憑證。

　　2、單位工程必須從工程準(zhǔn)備開始，就建立工程技術(shù)檔案，匯集整理有關(guān)資料，并貫穿于施工的全過(guò)程，直到交工驗(yàn)收后結(jié)束。

　　3、凡列入工程技術(shù)檔案的'技術(shù)文件、資料，都必須經(jīng)各級(jí)技術(shù)負(fù)責(zé)人正式審定。所有資料、文件都必須如實(shí)反映情況，要求記載真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、內(nèi)容齊全、完整、整理系統(tǒng)化、表格化、字跡工整，并分類裝訂成冊(cè)。嚴(yán)禁擅自修改、偽造和事后補(bǔ)作。

　　4、工程技術(shù)檔案內(nèi)容分類。

　　4.1是為了構(gòu)建筑物的合理使用、維修、改建、擴(kuò)建的參考文件;在工程教工時(shí)隨從其它交工資料一并提交建設(shè)單位保存(稱為交工技術(shù)資料)。

　　4.2是為了系統(tǒng)地積累施工經(jīng)驗(yàn)的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料，并由施工單位保存(稱為施工技術(shù)資料)。

　　5、工程技術(shù)檔案是永久性保存文件，必須嚴(yán)格管理，不得遺失、損壞，人員調(diào)動(dòng)必須辦理移交手續(xù)。由施工單位保存的工程檔案資料，一般工程在交工后統(tǒng)一交項(xiàng)目部資料員保管，重要工程及新工藝、新技術(shù)等由技術(shù)科資料室保存;并根據(jù)工程的性質(zhì)確定保存期限。

　　6、各種技術(shù)資料檢查評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)按現(xiàn)行全優(yōu)工程檢查記錄執(zhí)行。資料檢查直營(yíng)公司每季度各項(xiàng)目部檢查一次。

　　7、各種資料由施工技術(shù)隊(duì)長(zhǎng)收集并初步整理，臨交工之前將資料交技術(shù)科統(tǒng)一整理，資料一般應(yīng)一式兩份。

　　工程檔案的管理制度 11

　　一、目的

　　為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與掌控合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特訂立本規(guī)定。

　　二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍

　　本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保管價(jià)值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其緊要包含：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購(gòu)合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書，開工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，緊要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。

　　三、資料員及其職責(zé)

　　部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其緊要職責(zé)包含：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的.檔案材料；

　　2、檔案材料的保管；

　　3、檔案材料的查借閱、催還；

　　4、項(xiàng)目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。

　　2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。

　　3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和適時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必需在檔案移交清單上進(jìn)行登記。

　　4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號(hào)、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　5、在檔案的次頁(yè)設(shè)“合同概要”“緊要事件備要”，緊要內(nèi)容包含：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，緊要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員搭配。

　　五、檔案的管理

　　1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按確定次序排列和存放。

　　2、每月對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。

　　3、清除不必需保管的材料。

　　4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　六、檔案要求

　　1、文件必需為原件、正文，符合文件格式。

　　2、必需齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

　　3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

　　七、檔案的保管

　　1、檔案管理人員應(yīng)妥當(dāng)保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

　　2、全部檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。

　　3、全部檔案不得任意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。

　　八、檔案的查借閱

　　1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。

　　2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

　　3、借閱人對(duì)所借之檔案必需妥當(dāng)保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能任意亂放，以免遺失。

　　4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要適時(shí)追查，并報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理適時(shí)處理。

　　九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，予以違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

　　2、擅自向外界供應(yīng)、抄摘檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、對(duì)檔案沒(méi)有適時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

　　5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。

　　工程檔案的管理制度 12

　　1目的

　　1.1為了建立健全集團(tuán)公司開發(fā)項(xiàng)目工程資料管理，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地管理好工程資料檔案，充分發(fā)揮工程資料檔案在投資、開發(fā)工作中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務(wù)。

　　1.2工程資料是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從前期、開工、施工、竣工及驗(yàn)收、備案全過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料，包括在此過(guò)程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。

　　2工程資料的歸檔范圍

　　2.1對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的資料，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　2.2工程資料的具體歸檔范圍應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》的要求。

　　3工程文件材料的質(zhì)量要求

　　3.1工程資料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備（不能代簽或打�。�。

　　3.2復(fù)印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應(yīng)符合規(guī)定的質(zhì)量要求。

　　3.3工程資料應(yīng)為原件，復(fù)印件必須注明原件的存放地，經(jīng)辦人并加蓋原件存放單位的公章。

　　3.4工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　3.5工程資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。

　　4工程施工過(guò)程中的資料檢查：

　　工程部資料員在工程施工過(guò)程中不定期檢查（每月必檢一次）施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗(yàn)收和安全資料，及時(shí)檢查資料是否按國(guó)家質(zhì)量/安全驗(yàn)收規(guī)范、地方主管部門相關(guān)文件要求編制，與施工現(xiàn)場(chǎng)是否同步，原材料、試件等是否按規(guī)范留置、送檢，發(fā)現(xiàn)有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監(jiān)理單位及時(shí)補(bǔ)齊。

　　必須檢查的施工階段：項(xiàng)目開工前；基礎(chǔ)、主體等各分部工程驗(yàn)收前；竣工驗(yàn)收前二個(gè)月。

　　5工程資料的接收：

　　5.1遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術(shù)文件、來(lái)文、圖紙、資料）由部門資料員統(tǒng)一接收，并應(yīng)填寫《工程資料接收記錄》和《收文登記表》。

　　5.2工程部或其它部門從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律交資料員，并應(yīng)登記。

　　5.3對(duì)接收的工程資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

　　5.4對(duì)接收的工程資料應(yīng)及時(shí)建立工程資料接收總登記臺(tái)賬和分類臺(tái)賬（簿式臺(tái)帳和電子臺(tái)帳）。

　　5.5對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的檔案資料文件，資料室有權(quán)退回歸檔單位，歸檔單位應(yīng)按資料室的有關(guān)要求進(jìn)行整改，直至提交符合規(guī)定要求的歸檔資料。

　　5.6凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者，不能進(jìn)行工程決算、工程款支付，各項(xiàng)工程款的付款必須由資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

　　5.7工程檔案在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)半月內(nèi)由施工單位向建設(shè)方提交完整、準(zhǔn)確、并經(jīng)各參建方有關(guān)負(fù)責(zé)人簽章的工程技術(shù)檔案資料。

　　5.8施工方要按合同約定的份數(shù)移交工程竣工資料到公司資料室，在取得資料室資料員接收資料的確認(rèn)簽字后，才能與公司成本部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)算工作。移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字，各自保存一份，以備存查。

　　5.9凡歸檔的文件材料，如不符合有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的，資料室有權(quán)不接收。

　　5.10凡不按歸檔范圍、時(shí)間、要求歸檔的，資料室有權(quán)追查。

　　6工程資料的發(fā)放

　　6.1分發(fā)外單位和部門的工程資料（工程技術(shù)文件、發(fā)文、圖紙、資料）由部門資料員統(tǒng)一辦理。

　　6.2呈送上級(jí)單位的工程資料由工程部（項(xiàng)目部）確定發(fā)放單位、部門及份數(shù)。

　　6.3工程部分發(fā)的圖紙資料應(yīng)編制《圖紙資料分發(fā)清單》，分發(fā)的圖紙資料至少預(yù)留一份，連同《圖紙資料分發(fā)清單》原件存檔。

　　6.4為避免工程資料分發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定專人領(lǐng)取，并電話或書面通知部門資料員，剖門資料員填寫《圖紙資料發(fā)放領(lǐng)取登記表》。

　　7設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單管理規(guī)定

　　7.1設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由部門資料員按設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時(shí)分發(fā)并建立簽收記錄。

　　7.2設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)歸檔保存。

　　8工程資料的保管

　　8.1及時(shí)將收集的資料、圖紙等，整理分類、編寫目錄，裝訂成冊(cè)，在保管過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。

　　8.2歸檔的資料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

　　8.3資料按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。

　　8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。

　　8.5保存的工程資料每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理。

　　9聲像資料管理辦法

　　9.1工程施工聲像資料主要是指施工過(guò)程管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的.照片、影片、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。

　　9.2公司應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說(shuō)明。

　　9.3照片檔案要求

　　9.3.1技術(shù)要求

　　9.3.1.1建設(shè)工程聲像檔案歸檔內(nèi)容是指整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程，從原貌、施工到竣工驗(yàn)收等一系列活動(dòng)中，用照片、錄像等形式現(xiàn)場(chǎng)采集的有保持價(jià)值的工程聲像素材以及后期整理成果。

　　9.3.1.2錄制、拍攝的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際工程相符。

　　9.3.1.3應(yīng)按照工程施工順序進(jìn)行拍攝，保持畫面之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　工程項(xiàng)目如果為多個(gè)單位工程，各單位工程的名稱必須標(biāo)示清楚，各單位工程的內(nèi)容應(yīng)保持完整和連續(xù)。

　　工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃傷、有污漬，膠卷、相紙應(yīng)選擇質(zhì)地良好的產(chǎn)品。

　�。�1）照片應(yīng)當(dāng)主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確，無(wú)污染，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象。

　�。�2）照片規(guī)格為6英寸光面彩色照片，無(wú)需過(guò)塑，同時(shí)附照片對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)光盤和文字說(shuō)明。照片文字說(shuō)明包括拍攝照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者。

　　（3）數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)使用不低于800萬(wàn)像素的數(shù)碼相機(jī)拍攝，圖像格式為JPEG格式，不能進(jìn)行壓縮、修改、添加、合成、挖補(bǔ)等編輯處理（為提高畫面質(zhì)量、增強(qiáng)畫面效果所做的技術(shù)后期處理除外）。手機(jī)拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。

　　9.3.2編制要求

　　9.3.2.1分類：同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)按照建設(shè)程序、問(wèn)題等進(jìn)行分類。

　　9.3.2.2排列：按照分類方案，結(jié)合時(shí)間和重要程度等進(jìn)行排列。

　　9.3.2.3編號(hào)：照片號(hào)是固定和反映每張照片在整個(gè)工程項(xiàng)目照片中的代碼，同一個(gè)工程項(xiàng)目的照片應(yīng)連續(xù)編號(hào)，從“1”開始按順序編號(hào)。

　　9.3.2.4入冊(cè)：應(yīng)按照分類、排列順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成照片冊(cè)。應(yīng)使用國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)照片冊(cè)。

　　9.3.2.5說(shuō)明：分單張照片說(shuō)明和組合照片說(shuō)明兩種。

　�。�1）單張照片說(shuō)明的格式：每張照片要對(duì)應(yīng)填寫一張著錄卡片，采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：

　　照片號(hào)（底片號(hào)）：即照片的編號(hào)

　　參見號(hào)：由檔案保管單位填寫

　　題名：簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容

　　時(shí)間：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20111013

　　地點(diǎn)：工程所在地點(diǎn)

　　攝影者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位

　�。�2）每張照片要對(duì)應(yīng)填寫一張著錄卡片，題名的正確書寫：工程名稱＋（棟、標(biāo)段）十部位（詳細(xì)施工內(nèi)容）

　�。�3）組合照片說(shuō)明的填寫：

　　一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片總說(shuō)明。

　　組合照片總說(shuō)明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的主要信息內(nèi)容及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)�？傉f(shuō)明中應(yīng)指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。組合照片一般不宜越冊(cè)。

　�。�4）照片冊(cè)卷內(nèi)目錄

　　卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。

　�。�5）照片冊(cè)脊背

　　卷盒封面無(wú)須填寫，照片夾脊背的“案卷號(hào)”欄留空�！邦}名”欄填寫業(yè)主和工程名稱，“年度”填寫移交時(shí)所屬年份，脊背要求用70g牛皮紙打印好后粘貼。

　　9.3.2.6裝具：使用符合GB/T 11821—1989/2000標(biāo)準(zhǔn)的6英寸照片檔案冊(cè)。照片說(shuō)明、卷內(nèi)目錄、照片檔案冊(cè)脊背統(tǒng)一用黑白激光打印機(jī)打印。

　　9.4視頻檔案要求

　　9.4.1技術(shù)要求

　　9.4.1.1工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)主題明確，主題明確、內(nèi)容真實(shí)、連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)。專題片一般按整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間順序制作。

　�。�1）工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)使用專業(yè)級(jí)別攝像機(jī)，配以合適穩(wěn)固的腳架，記錄信號(hào)為數(shù)字方式，清晰度在2k（1920×1080像素）以上。

　�。�2）錄像檔案資料應(yīng)配有相應(yīng)的文字說(shuō)明，反映錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。

　　9.4.1.2建設(shè)工程聲像檔案素材全部做完后，應(yīng)填寫聲像檔案卷內(nèi)目錄。

　　9.4.1.3錄像資料需剪輯，根據(jù)工程項(xiàng)目等級(jí)制作成工程簡(jiǎn)介視頻短片或?qū)ｎ}片，視頻短片配解說(shuō)字幕、背景音樂(lè)，專題片還須人工配音。字幕、圖像畫面要同步準(zhǔn)確。視頻短片或?qū)ｎ}片輸出格式為高清格式，像素1920×1080，編碼格式為HD H、264 MPEG—4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，總比特率不能低于30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。

　　工程檔案的管理制度 13

　　工程檔案是工程部運(yùn)行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù)，加強(qiáng)工程檔案管理是工程部的一項(xiàng)重要工作。為加強(qiáng)工程檔案管理特制定本管理制度。

　　一、工程檔案目錄管理

　　1、工程檔案管理采取紙頁(yè)檔案和計(jì)算機(jī)檔案并行管理方式，基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁(yè)檔案，過(guò)程性檔案要逐步向無(wú)紙化檔案過(guò)渡。

　　2、工程檔案設(shè)置三級(jí)目錄，第一級(jí)目錄為類別目錄，第二級(jí)目錄為程序文件目錄，第三級(jí)目錄為工作單目錄。 3、項(xiàng)目文件設(shè)置應(yīng)與上一級(jí)文件目錄設(shè)置一致。二、工程檔案管理程序

　　1、工程檔案管理責(zé)任

　　(1)工程經(jīng)理職責(zé):設(shè)立秘書檔案員；確定文件目錄；設(shè)置文件安全級(jí)別；檢查文件。

　　(2)工程部職責(zé):配合工程部經(jīng)理。

　　(3)秘書檔案員的職責(zé):檔案建立；文件修改；歸檔；銷毀更新；檔案數(shù)據(jù)分析報(bào)告；接受經(jīng)理和上一級(jí)檔案管理員的檢查；檢查工程部各級(jí)人員的檔案工作。

　�。�4）員工責(zé)任：認(rèn)真進(jìn)行原始資料的記錄；

　　接受各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的工作檢查。

　　2、工程檔案管理程序

　�。�1）工程檔案的建立

　　文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級(jí)檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號(hào)，并在每卷首頁(yè)建立目錄清單，同時(shí)在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行目錄登記。

　　（2）工程檔案的存檔

　　工程檔案由文秘檔案員整理，按規(guī)定目錄存檔。

　�。�3）工程檔案的查閱和借閱

　　一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽；若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)可查閱，不可以借閱。

　�。�4）工程檔案的`更改清理和銷毀

　　原始文件通常不可修改；經(jīng)工程經(jīng)理同意，可以修改工程部門的工作文件。工程部檔案應(yīng)定期清理，工藝工作檔案到期后應(yīng)及時(shí)銷毀，但應(yīng)保留銷毀記錄。

　�。�5）上級(jí)檔案存檔

　　工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。

　�。�6）保密等級(jí)設(shè)置和更改

　　涉及到物業(yè)管理中心、項(xiàng)目部、工程部機(jī)密的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)檔案，如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標(biāo)標(biāo)底、施工合同書等應(yīng)設(shè)置密碼，其保密等級(jí)和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。

　　（7）計(jì)算機(jī)檔案管理

　　工程部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由文秘檔案員設(shè)置目錄菜單，將檔案或目錄及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

　　（8）圖書檔案管理辦法

　　工程部購(gòu)買的技術(shù)圖書由文秘檔案員登記歸檔，制定圖書借閱管理辦法，嚴(yán)格按照管理辦法借閱。

　　工程檔案的管理制度 14

　　1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室（原則上由秘書管理）；

　　2、消防檔案包括：上級(jí)文件、公函；工程消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；防火檢查記錄表；火險(xiǎn)隱患整改通知書，向上級(jí)提交的各種消防申請(qǐng)和報(bào)告，各級(jí)消防組織、滅火隊(duì)伍，消防設(shè)施、設(shè)備的分布；

　　3、內(nèi)保檔案包括：上級(jí)文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機(jī)關(guān)對(duì)案件的案卷，保衛(wèi)部門對(duì)案件的調(diào)查材料，公安機(jī)關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養(yǎng)通知書，司法機(jī)關(guān)送達(dá)的判決書，公安機(jī)關(guān)的外調(diào)介紹信，案情通報(bào)；

　　4、其他檔案包括：上級(jí)文件、通知、會(huì)議紀(jì)要，向上級(jí)請(qǐng)示的.各類行文、飯店各項(xiàng)安全管理制度，對(duì)飯店各級(jí)安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項(xiàng)安全培訓(xùn)與考核記錄，相關(guān)安全會(huì)議紀(jì)要，交通事故、違紀(jì)開除、非正常死亡事件記錄，工作計(jì)劃和總結(jié)；

　　5、檔案分類裝存，編排序號(hào)，建立目錄，嚴(yán)格履行借還登記手續(xù)。

　　6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會(huì)確定，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。

　　工程檔案的管理制度 15

　　1、項(xiàng)目設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目的收文、發(fā)文登記。

　　2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管；長(zhǎng)期保管的文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。

　　3、全部文件必需依照檔案管理及項(xiàng)目有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保管。

　　4、檔案、資料要保持乾凈，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必需為原件。

　　6、涉及到經(jīng)濟(jì)方面的設(shè)計(jì)更改其它形式的文件，必需向經(jīng)營(yíng)部門供應(yīng)一份原件進(jìn)行保管。

　　7、合同文件由經(jīng)營(yíng)部門掌控、保管和發(fā)放。

　　8、不得私自借閱或讓他人任意查看，不得任意攜帶外出。對(duì)檔案文件內(nèi)容不得任意向外泄露。

　　9、對(duì)已歸檔的文件借閱時(shí)，必需辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)。

　　10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應(yīng)在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調(diào)動(dòng)或其他原因不在項(xiàng)目工作時(shí)，應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的'全部文件。

　　12、工程竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目應(yīng)適時(shí)將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項(xiàng)目工程部歸檔。

　　工程檔案的管理制度 16

　　1.由內(nèi)業(yè)員負(fù)責(zé)，對(duì)每一臺(tái)塔吊的合格證、備案證等資料進(jìn)行收集、分類、保管、歸存至單機(jī)檔案。

　　2.拆裝資料的填寫應(yīng)保證真實(shí)可靠，對(duì)拆裝過(guò)程中建立的各類安全、技術(shù)以及施工資料，統(tǒng)一交由物機(jī)部收存保管。

　　3.機(jī)械設(shè)備管理員對(duì)塔吊的`拆裝資料的管理，應(yīng)做到如下幾點(diǎn):

　　①按單機(jī)收集、整理、保管每次安拆的各種資料;

　�、谧龊貌鹧b檔案的編目工作，需要時(shí)及時(shí)提供各種安拆資料，切實(shí)對(duì)塔吊的拆裝作業(yè)提供幫助;

　�、郾ＷC資料完好不遺失;

　�、芨嬷黝愒假Y料和拆裝資料的借閱單位和借閱人員，不得在檔案資料上涂改、抽換，并保證及時(shí)歸還。

　　工程檔案的管理制度 17

　　1.目的

　　規(guī)范公司建設(shè)工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交、利用等工作。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司所有新建、擴(kuò)建、改建和其它專項(xiàng)工程項(xiàng)目。

　　3.術(shù)語(yǔ)與定義

　　3.1建設(shè)工程檔案：建設(shè)工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理，到竣工、驗(yàn)收全過(guò)程中直接形成的，具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式的原始?xì)v史記錄。包括工程建設(shè)前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收等；

　　3.2立卷：亦稱“組卷”，系按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類整理成案卷；

　　3.3歸檔：建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)、配套、材料設(shè)備供應(yīng)、施工、監(jiān)理等單位在完成其工作任務(wù)或階段性任務(wù)時(shí)，向公司報(bào)送經(jīng)整理立卷的工程文件、資料以及公司各職能部門將項(xiàng)目階段形成并經(jīng)過(guò)整理立卷的工程文件、資料及時(shí)送行政管理部的過(guò)程；

　　3.4移交：工程竣工驗(yàn)收后，公司向集團(tuán)檔案管理部門、物業(yè)管理部門和項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)?shù)氐臋n案管理主管部門移送有關(guān)建設(shè)工程檔案的過(guò)程。

　　4.職責(zé)

　　4.1行政管理部

　　4.1.1負(fù)責(zé)各項(xiàng)目工程檔案的編目、接收、歸檔、保管、利用等管理工作；

　　4.1.2負(fù)責(zé)建立公司工程檔案的分類、檢索及調(diào)用體系；

　　4.1.3指導(dǎo)各部門制訂部門立卷類目，督促和檢查有關(guān)文件的歸檔；

　　4.1.4協(xié)助開發(fā)管理部完成建設(shè)當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案的預(yù)驗(yàn)收及檔案移交工作；

　　4.2項(xiàng)目工程部

　　4.2.1負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收等工程文件的收集、匯總、立卷、歸檔、保管與保密；

　　4.2.2負(fù)責(zé)向公司各職能部門催要?dú)w檔的工程文件、資料；

　　4.2.3負(fù)責(zé)提請(qǐng)項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)?shù)貦n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；

　　4.2.4負(fù)責(zé)按照工程檔案相關(guān)規(guī)定和要求移交；

　　4.3工程管理部

　　4.3.1負(fù)責(zé)收集和整理從初步設(shè)計(jì)到施工圖設(shè)計(jì)完成階段的工程文件的立卷、保管、保密與歸檔；

　　4.3.2負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查項(xiàng)目工程部對(duì)工程文件的收集、匯總、立卷、保管與保密等工作；

　　4.4開發(fā)管理部

　　4.4.1負(fù)責(zé)收集和匯總整理各工程建設(shè)用地、征地、拆遷文件并立卷、保密、歸檔；

　　4.4.2負(fù)責(zé)收集和整理各工程立項(xiàng)文件并立卷、保密、歸檔；

　　4.5設(shè)計(jì)管理部

　　4.5.1負(fù)責(zé)收集和匯總整理各工程總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)文件并立卷、保密、歸檔；

　　4.6成本管理中心

　　4.6.1負(fù)責(zé)收集和匯總整理工程設(shè)計(jì)、施工、材料設(shè)備等集中招投標(biāo)采購(gòu)文件并組卷歸檔、保密；

　　4.6.2負(fù)責(zé)檢查工程設(shè)計(jì)、施工、材料設(shè)備等授權(quán)、分散招投標(biāo)采購(gòu)文件的組卷歸檔和保密工作；

　　4.6.3負(fù)責(zé)檢查工程投資估算、概算，施工預(yù)算、結(jié)算等成本造價(jià)有關(guān)文件并立卷、保密、歸檔。

　　5.工作內(nèi)容

　　5.1工程檔案管理體系的建立

　　5.1.1建立工程檔案管理的組織體系；

　　5.1.2各職能部門應(yīng)制定內(nèi)部檔案管理制度；

　　5.1.3公司由一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案管理工作，并根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置專職或兼職檔案工作人員；

　　5.1.4行政管理部統(tǒng)一制定工程檔案的編目，設(shè)定系列編號(hào)、指導(dǎo)各部門按該體系分類編目，并制定工程檔案歸檔計(jì)劃；

　　5.1.5各職能部門須實(shí)行工程檔案預(yù)立卷制，即在項(xiàng)目立項(xiàng)后，各專（兼）職檔案員按工程檔案分類要求擬好名目標(biāo)簽，便于各類文件、資料對(duì)號(hào)歸檔，為工程檔案的立卷和移交打好基礎(chǔ)。

　　5.2工程檔案的收集、整理

　　5.2.1項(xiàng)目立項(xiàng)是各類工程文件、資料收集的開始時(shí)間；

　　5.2.2各職能部門專業(yè)技術(shù)人員、管理人員有義務(wù)在完成工作（或事項(xiàng)）后3天內(nèi)主動(dòng)將文件、資料的原件交專（兼）職檔案員鑒別；

　　5.2.3各專（兼）職檔案員將鑒別確認(rèn)有歸檔保存價(jià)值的文件、資料歸入擬好的名目標(biāo)簽的文件夾；

　　5.2.4各專（兼）職檔案員每月至少一次提醒各專業(yè)技術(shù)人員、管理人員提交文件、資料原件；

　　5.2.5各專（兼）職檔案員每月對(duì)工程檔案的預(yù)立卷進(jìn)行一次整理，以保證預(yù)立卷文件、資料的完整。

　　5.3工程檔案的立卷、歸檔

　　5.3.1案卷卷皮及卷內(nèi)目錄表應(yīng)統(tǒng)一執(zhí)行國(guó)家規(guī)范和建設(shè)當(dāng)?shù)匾?guī)定的規(guī)格和樣式；

　　5.3.2各職能部門在完成階段性工作后15天內(nèi)對(duì)形成的工程文件和資料予以整理、立卷，并及時(shí)送交項(xiàng)目工程部歸檔；

　　5.3.3工程管理部須要求設(shè)計(jì)單位在完成初步設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)任務(wù)后向項(xiàng)目工程部提供整套設(shè)計(jì)文件，且在施工過(guò)程中不斷充實(shí)設(shè)計(jì)變更文件；

　　5.3.4在工程竣工后，工程管理部須督促項(xiàng)目工程部組織設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的技術(shù)人員、專（兼）職檔案員在7天內(nèi)完成對(duì)項(xiàng)目竣工檔案的整理、核實(shí)、確認(rèn)、立卷、歸檔等工作；

　　5.3.5各職能部門必須要求勘察、配套、材料設(shè)備供應(yīng)、施工、監(jiān)理等單位完成其工作任務(wù)或階段性任務(wù)后按合同或相關(guān)規(guī)范規(guī)定的時(shí)間提交經(jīng)立卷的工程文件、資料，并組織各專業(yè)技術(shù)人員、管理人員和專（兼）職檔案員在30天內(nèi)完成核實(shí)、確認(rèn)、立卷、歸檔工作；

　　5.3.6各職能部門宜同時(shí)留存工程文件、資料的.電子文件，若來(lái)文中系重要的紙質(zhì)工程文件、資料除復(fù)印外宜形成電子版以備使用，對(duì)電子版文件做好備份工作。

　　5.3.7開發(fā)管理部應(yīng)按照建設(shè)當(dāng)?shù)貦n案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)竣工資料進(jìn)行裝訂和立卷。

　　5.4工程檔案的移交、保管

　　5.4.1移交工程檔案應(yīng)編制清單目錄，并符合下列規(guī)定：

　　a、工程檔案必須規(guī)范完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；

　　b、工程檔案必須符合歸檔的質(zhì)量要求；

　　c、工程檔案必須與清單目錄保持一致；

　　d、工程檔案必須有交接、簽字、蓋章。

　　5.4.2項(xiàng)目工程部須根據(jù)建設(shè)當(dāng)?shù)貦n案管理機(jī)構(gòu)和竣工驗(yàn)收意見及時(shí)對(duì)工程檔案進(jìn)行整改，并根據(jù)建設(shè)當(dāng)?shù)毓こ虣n案移交時(shí)限規(guī)定移交；

　　5.4.3工程管理部須在竣工驗(yàn)收并對(duì)工程檔案文件整改完成后及時(shí)向物業(yè)管理部門移交相關(guān)工程檔案；

　　5.4.4工程管理部須在完成大產(chǎn)證的辦理或在移交物業(yè)管理部門的同時(shí)向集團(tuán)行政管理部移交工程檔案；

　　5.4.5行政管理部和物業(yè)管理部門須對(duì)移交的工程文件、資料進(jìn)行鑒別，剔除無(wú)歷史保存價(jià)值的文件、資料，確保不遺漏關(guān)鍵性的文件、資料；

　　5.4.6工程檔案資料移交前的保管工作由各職能部門、項(xiàng)目工程部承擔(dān)；

　　5.4.7行政管理部須按照集團(tuán)制定檔案相關(guān)管理辦法和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求保管工程檔案資料。

　　5.5工程檔案的安全、保密

　　5.5.1公司各職能部門以及企業(yè)員工對(duì)工程檔案的安全和保密工作都有不可推卸的義務(wù)和責(zé)任；

　　5.5.2凡屬密級(jí)的工程檔案，應(yīng)由公司行政管理部統(tǒng)一保管；

　　5.5.3對(duì)泄露工程檔案機(jī)密的，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定視情予以處理，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

　　5.6工程檔案的查閱、利用、銷毀

　　5.6.1行政管理部部應(yīng)制定工程檔案檢索體系，并指導(dǎo)各職能部門及項(xiàng)目工程部制定相應(yīng)的文檔檢索系統(tǒng)方便工程檔案的查閱和利用；

　　5.6.2行政管理部應(yīng)制定工程檔案查閱利用制度，各職能部門和項(xiàng)目工程部應(yīng)按制度查閱或利用工程檔案；

　　5.6.3行政管理部須定期對(duì)工程檔案逐卷審查，對(duì)其內(nèi)容價(jià)值、保密期限作出鑒定，提出處理意見；

　　5.6.4需銷毀的檔案必須編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)鑒定批準(zhǔn)后，由行政管理部具體負(fù)責(zé)銷毀，并要嚴(yán)格遵守監(jiān)銷制度，應(yīng)有兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，銷毀清冊(cè)應(yīng)存檔備查。